Découvrir Beedeez

Cette page rappelle les différentes interfaces de Beedeez et se concentre sur les briques principales de la plateforme back-office.

Les trois interfaces

Beedeez se compose de trois interfaces distinctes. Les confondre est une source fréquente de malentendus en début de projet.

Interface	Qui l’utilise	Pour quoi
Le back-office	Les administrateurs	Créer, organiser, animer et diffuser la formation et suivre les statistiques
L’application apprenante mobile	Les apprenants, sur téléphone et tablette	Se former
La plateforme apprenante web	Les apprenants, sur ordinateur	Se former, depuis un navigateur

Les apprenants partagent le même compte et la même progression sur l’application mobile et sur la plateforme web. En revanche, seule l’application mobile permet aux apprenants d’accéder aux formations hors ligne.

Les départements et profils d’autorisations

Si la hiérarchie avancée est activée sur votre compte, vous pouvez modéliser votre organigramme grâce aux départements et donner des accès spécifiques au compte principal comme à un département donné. Le département est une structure cloisonnée : on voit son département et ce qui est en dessous, jamais au-dessus.

Vous pouvez attribuer différentes autorisations à chaque personne utilisatrice du back-office. Cela conditionne les briques du back-office auxquelles elle a accès, mais aussi ce qu’elle a le droit de faire.

Cinq profils prédéfinis existent : administrateur, adjoint, formateur/concepteur, formateur, statistiques. S’y ajoute le propriétaire du compte, sans restriction. Vous pouvez aussi créer vos propres modèles d’autorisation personnalisés. Consultez Attribuer les droits.

Une seconde couche s’ajoute à ces réglages : les options activées sur votre compte. Ce qui existe chez vous dépend de nombreuses options, qui s’activent du côté de Beedeez, pas depuis votre back-office.

Si une fonctionnalité semble absente, la cause peut venir de l’un ou l’autre de ces réglages. Demandez au propriétaire du compte si la fonctionnalité est visible de son côté. Consultez Pourquoi je ne vois pas cette fonctionnalité ?

La configuration de votre compte

Les administrateurs principaux de votre compte back-office peuvent personnaliser un ensemble d’éléments : les options générales, les briques de social learning activées ou désactivées, l’identité visuelle et les widgets de la page d’accueil et du menu de vos apprenants.

C’est aussi là que se règlent le schéma utilisateur et les champs personnalisés.

La chaîne de diffusion : du contenu à l’apprenant

Créer les contenus → Organiser les capsules en parcours → Diffuser aux groupes d’utilisateurs → Animer la formation → Gérer les récompenses → Les apprenants se forment → Suivre les statistiques

Créer des contenus

Capsules

Depuis l’onglet Mon contenu, Créer une capsule ouvre la modale Créer une formation, qui propose trois types :

1. La capsule de formation : unité d’apprentissage suivie en autonomie, quand l’apprenant veut. Elle se compose de notions. Une notion répond à une intention pédagogique clé (une méthode, une règle, un point à comprendre), se résume par un titre et une description explicites, et regroupe des fiches pédagogiques qui apportent la connaissance et des quiz qui accompagnent l’apprentissage ou valident les acquis. Sa longueur est libre : quelques notions ciblées en microlearning, ou une formation e-learning complète ;

2. La session de formation : planifiée, sur inscription, en présentiel ou à distance, avec des créneaux, des places et une présence à valider. Les créneaux se posent dans Animation → Sessions : sans créneau, personne ne peut s’inscrire. Consultez Les sessions de formation ;

3. L’intérêt de formation : recueille les besoins pour orienter votre offre. Les apprenants peuvent s’inscrire aux différents intérêts de formation que vous avez pré-créés. Consultez Les intérêts de formation.

Consultez si besoin Créer une capsule de zéro.

ℹ️ Le back-office appelle formation tout ce qui se crée depuis la modale Créer une formation. Côté apprenants, ce qui change, c’est le mode d’inscription. Voyez Comprendre les formations pour plus d’informations.

Tips

Le tip est un contenu court qui se consulte, là où la capsule se suit. Depuis l’onglet Tips, le bouton Créer un tips propose quatre types : Tips information, Tips question, Tips video et Tips document. Le type se choisit à la création et ne se change plus ensuite.

Un tip ne se range pas dans un parcours : l’apprenant le rencontre dans le fil de la plateforme ou le retrouve en cherchant. Consultez Les tips et leurs variantes.

Fiches produits

La fiche produit décrit un produit (nom, références, description, images) et se consulte au moment où la question se pose, devant un client ou devant un rayon.

C’est un tips sous le capot, mais avec son propre onglet Fiches produits, son éditeur et ses champs : elle n’apparaît pas dans la liste des tips. Le bouton Créer une fiche produit ouvre trois entrées : à partir de zéro, à partir d’un PDF avec l’IA, ou en masse via Excel. Comme un tip, elle ne se range pas dans un parcours et n’a pas de complétion. Consultez Les fiches produits.

Glossaire

Le glossaire est la liste des mots de votre entreprise : noms de produits, sigles, désignations internes, intitulés de rôles. Ce n’est pas un contenu que l’apprenant consulte, mais une base que l’IA utilise : un terme validé est repris tel quel au lieu d’être reformulé ou traduit.

Il se remplit à la main, par import de fichier, ou en laissant l’IA scanner vos contenus existants. Seuls les termes validés atteignent l’IA, et rien n’est réécrit rétroactivement : remplissez-le avant vos premières générations à grande échelle. Consultez Le glossaire.

Organiser les contenus

Parcours

Créer ne suffit pas. Une capsule terminée et publiée mais qui n’est dans aucun parcours diffusé n’est visible par personne. Cette situation est fréquente dans les premières semaines, et ce n’est pas un bug. Consultez Les parcours.

Dans l’onglet Organisation du contenu, organisez vos capsules sous forme de parcours et associez les groupes d’utilisateurs auxquels celui-ci sera diffusé.

Catégories

Ces sont des étiquettes associées aux contenus (capsules, parcours, tips, fiches produits) qui permettent aux apprenants de les retrouver facilement depuis la plateforme apprenante. Ces catégories sont gérées/ modifiées depuis l’onglet Organisation du contenu et la brique Catégories. Consultez Les catégories.

Compétences

Parce que la montée en compétences est un vrai enjeu, gérer le référentiel de compétences depuis Beedeez.

Depuis l’onglet Organisation du contenu et la brique Compétences, vous pouvez des compétences et groupes de compétences à partir de zéro ou vous aider de l’IA pour le faire.

Ces compétences peuvent ensuite être attachées à de nombreux éléments dont les capsules de formation et l’obtention de certificats. Consultez Construire le référentiel de compétences.

Diffuser aux groupes d’utilisateurs

Depuis l’onglet Utilisateurs/Groupes, gérez l’ensemble des apprenants et organisez-les en groupes.

Le groupe peut être statique (vous décidez qui en fait partie) ou dynamique (des critères d’affectation pré-définis permettent de le remplir automatiquement). Un apprenant appartient à autant de groupes que nécessaire et les accès s’additionnent.

• Depuis l’interface d’édition d’une capsule, décidez de la diffuser au sein d’un parcours destiné à un ou des groupes d’utilisateurs précis, ou de manière globale à toute votre entreprise ou à des départements précis, ou encore personnalisez la diffusion à des groupes, selon des règles à définir. Voyez Comprendre la diffusion.

• Depuis l’interface d’édition d’une fiche produit, choisissez les groupes d’utilisateurs qui y auront accès.

• Pour ce qui est des tips, ce sont les apprenants qui choisissent à qui diffuser leur contenu, parmi les groupes d’utilisateurs auxquels ils appartiennent. Les administrateurs ont ensuite la main pour toute modification.

⚠️ Une autorisation back-office n’est pas un accès au contenu côté apprenant. Un administrateur qui n’appartient à aucun groupe de diffusion ne voit rien côté apprenant, quels que soient ses droits. Voyez Comprendre la structure et les permissions. Testez avec un vrai compte apprenant, ou utilisez Se connecter à la place d’un apprenant.

Les groupes servent aussi à gérer des animations ciblées et à filtrer les statistiques.

Animer

L’onglet Animation regroupe tout ce qui fait vivre la plateforme une fois le contenu créé : ce que vous envoyez aux apprenants, ce à quoi ils s’inscrivent, et ce à quoi vous répondez.

• Notifications à diffuser aux groupes d’apprenants pour créer de l’engagement ;
• Sessions de formations pour gérer les inscriptions, les places, la présence et autres paramètres ;
• Forum avec des questions posées par les apprenants et pour gérer vos réponses ;
• Premiers pas pour paramétrer ce que voient les apprenants à leur première connexion ;
• Demandes de formation pour gérer les demandes libres ou les inscriptions au catalogue d’intérêt de formation ;
• Agents IA pour gérer les simulations et environnements de questions/réponses via l’IA.

Selon les options activées sur votre compte et votre profil d’autorisation back-office, certaines de ces briques ou toutes peuvent être absentes.

Gérer les récompenses

Depuis l’onglet Récompenses, vous pouvez gérer :

• Les badges déclenchés selon les points obtenus par les apprenants après complétion de capsules. Il s’agit d’une récompense symbolique, liée à une règle de gamification, sans valeur administrative.
• Les certificats, une preuve datée, la pièce qu’on présente en audit : ils se déclenchent sur des capsules réussies ou un niveau de compétence seuil et peuvent expirer si vous le décidez.

Selon votre profil d’autorisation back-office, cet onglet peut être absent.

Se former côté apprenants

Une fois la chaîne complète, vos apprenants accèdent aux contenus de formation depuis l’application mobile ou la plateforme web.

ℹ️ Le mode hors ligne se gère côté apprenants et ne nécessite pas de réglage côté back-office. L’apprenant télécharge les capsules souhaitées pendant qu’il a du réseau, depuis l’application mobile. Elles restent consultables sans connexion, quiz compris, et la progression reprend dès le retour du réseau. Ce qui nécessite une connexion Internet (classements, battles, agents IA) reste indisponible hors ligne.

Suivi des statistiques

L’onglet Statistiques répond à trois questions : qui se forme, sur quels contenus, et avec quel résultat. Chaque écran se filtre par période, par groupe et par département, et s’exporte.

Vous y trouverez des statistiques globales, par apprenants ou groupes d’utilisateurs, par contenus (capsules, tips, parcours), celles des récompenses (badges et certificats) obtenues et celles liées aux Agents IA.

Voyez Mesurer l’activité.

Là encore, chaque onglet dépend d’un droit qui lui est propre : deux administrateurs n’y voient pas forcément les mêmes chiffres.

Où trouver de l’aide depuis le back-office

Le bouton en forme de point d’interrogation, dans la barre de menu en haut à droite du back-office, ouvre le panneau Support. Il propose trois entrées :

• J’ai une question ouvre cette base de connaissances ;
• J’ai un problème sert à signaler un dysfonctionnement à l’équipe support ;
• J’ai un besoin sert à proposer une évolution du produit.

Vous pouvez également ouvrir le chat pour trouver de l’aide, via le bouton en bas à droite de l’écran.

Le bouton en forme de cloche, juste à côté, affiche vos notifications back-office.

Pour aller plus loin

• Le lexique Beedeez : les mots de la plateforme, à commencer par les cinq faux amis (capsule, département, groupe, terminé, taux unique).
• Comprendre les formations : les trois types en détail, et ce que chacun implique pour l’apprenant.
• Prérequis techniques : à vérifier sur le parc réel avant d’annoncer une date d’ouverture.
• L’accessibilité chez Beedeez : la plateforme fournit les mécanismes, la conformité se joue dans vos contenus.