Les certificats et les documents
Deux familles de pièces sortent de cette section, et elles ne répondent pas à la même question. Le certificat revient à un apprenant qui a réussi quelque chose. Le document administratif est édité pour l’organisation et consigne ce qui s’est passé autour d’une formation : qui était convoqué, qui était présent, ce qui a été signé.
Les certificats et les documents
Deux familles de pièces sortent de cette section, et elles ne répondent pas à la même question. Le certificat revient à un apprenant qui a réussi quelque chose. Le document administratif est édité pour l’organisation et consigne ce qui s’est passé autour d’une formation : qui était convoqué, qui était présent, ce qui a été signé.
Aucune des deux n’est un encouragement. Pour cela, voyez Gamification et engagement.
Le certificat se déclenche, le document s’envoie
Vous ne désignez pas les personnes qui reçoivent un certificat : vous posez la condition, des capsules terminées avec le pourcentage de réussite exigé ou un niveau atteint sur des compétences, et la plateforme le remet à qui la remplit. Terminer ne suffit donc pas : une capsule terminée sous le seuil ne délivre rien.
Un document part au contraire d’un geste. Vous sélectionnez des apprenants, vous choisissez un modèle, et la plateforme le remplit avec les données du compte et de la formation rattachée. Rien ne s’y déclenche tout seul.
Les deux se rejoignent sur un point : un certificat peut emporter un modèle de document en pièce jointe, et remettre alors la pièce de l’apprenant et celle du dossier au même moment.
Où se trouvent les certificats et les documents, et quels droits ils demandent
Les certificats vivent dans Récompenses → Certificat et relèvent des droits d’animation. Les modèles de documents vivent dans Configuration → Personnalisation → Modèles de documents et relèvent des droits d’édition. Ce sont deux familles de permissions distinctes : la personne qui crée les certificats n’a pas forcément accès aux modèles. Voyez Attribuer les droits.
Les deux pages de cette section
- Les certificats : à lire quand une réussite doit laisser une trace au nom de l’apprenant, et pour tout ce qui vient après la remise, de la validité au renouvellement.
- Les documents administratifs : à lire quand c’est le déroulement de la formation qu’il faut consigner, pour une population que vous choisissez vous-même.
Ce que la plateforme ne fait pas
Elle édite des pièces à partir de vos données. Ce que vous devez produire, la forme attendue et ce qu’un contrôle en retiendra ne se règlent pas dans le back-office : rien n’y est vérifié pour vous.
Deux autres endroits alimentent le même dossier. Les retours des participants se recueillent dans Évaluer une session, et l’évaluation à chaud se recueille au moment de la session : cette réponse-là ne se rattrape pas. Le registre de vos sous-traitants de formation, statut et dates compris, se tient dans Personnaliser la plateforme.
Pour aller plus loin
- Statistiques des récompenses : les certificats délivrés, et la liste de ceux qui ont expiré.
- Les compétences : le référentiel dont dépendent les certificats par compétence.
- Les événements webhook : pour répercuter une obtention ou une expiration de certificat dans un autre outil.
- Problèmes fréquents : l’animation : notamment les certificats qui expirent sans que personne ne réagisse.