Importer les activités suivies hors Beedeez

Prérequis : l’import des statistiques doit être activé sur votre compte, sans quoi le bloc n’apparaît pas. Droits nécessaires : aucun droit dédié ; toute personne qui atteint la configuration peut déposer un fichier, et le droit Éditer / ajouter les intégrations IT ne restreint pas ce bouton.

Un apprenant s’est formé ailleurs : un présentiel, un organisme externe, une autre plateforme. Vous déposez un fichier, et chaque ligne devient une tentative sur une capsule qui existe déjà. C’est la voie en masse ; pour une remontée automatique apprenant par apprenant, voyez Faire remonter une complétion depuis un outil tiers.

Où ça se passe

Dans la configuration, Intégration puis Tâches & Reporting. Le bloc Synchronisation des activités externes des utilisateurs contient un bouton Import xls, qui accepte les fichiers .xlsx, .xls et .csv, plusieurs à la fois. Le bloc disparaît dès que vous consultez une académie : le dépôt se fait depuis le compte principal.

Ce que le fichier doit contenir

Les en-têtes de colonnes sont fixes, en anglais, et sensibles à la casse. Trois informations sont obligatoires sur chaque ligne :

• La capsule, par lessonBeedeezId (son identifiant Beedeez) ou par lessonExternalId, qui correspond au champ ID LMS (Action) de la capsule.
• L’apprenant, par userEmail, userIdentifier ou userExternalId.
• La date, dans lastDate, au format AAAA-MM-JJ.

Colonnes facultatives : startDate, timeMs (le temps passé, en millisecondes), Score, progressInPercent, successPercent (le taux de réussite, s’il ne doit pas être déduit du score) et success.

⚠️ Une ligne à laquelle il manque l’une des trois informations obligatoires est ignorée, sans message. Idem si la capsule est introuvable, ou si aucun compte ne correspond à l’apprenant.

Décrire un présentiel sur la même ligne

Quatre colonnes sont nécessaires pour qu’une session soit créée : sessionTitle, sessionGuid, sessionStartDate et sessionEndDate. Si l’une manque, la ligne reste une simple tentative et aucune session n’apparaît.

Quatre colonnes complètent la session sans être obligatoires :

• sessionLocation, le lieu.
• sessionDuration, la durée en minutes.
• sessionPresenters, les intervenants ; séparez-les par une barre verticale |.
• sessionGroupKey, une même valeur sur plusieurs lignes pour rattacher leurs sessions entre elles.

La session créée arrive à l’état brouillon et l’apprenant y est marqué présent. La colonne sessionStatus permet de déposer un autre statut que le brouillon.

Ce qu’une ligne devient

Une tentative sur la capsule, exactement comme si l’apprenant l’avait suivie dans Beedeez : elle alimente le Temps passé, les Points et les statistiques de la capsule. Deux indicateurs demandent une colonne précise :

• Terminé demande progressInPercent à 100, ou un Score égal au score maximum de la capsule.
• Réussi demande en plus success à une valeur reconnue comme vraie : 1, true, vrai, y, o, success, succes, reussi, réussi, passed ou pass. La casse n’a pas d’importance.

Sans elles, la ligne compte comme une tentative et rien de plus. Voyez Que mesure chaque indicateur ?.

Le piège

⚠️ Sans colonne Score, l’apprenant reçoit le score maximum de la capsule. C’est la valeur par défaut, et elle se retrouve telle quelle dans ses points. Combinée à l’absence de progressInPercent, elle produit le résultat le plus déroutant de cet écran : des points au maximum et une complétion à zéro. Renseignez toujours les deux, y compris sur une reprise d’historique.

Réimporter le même fichier

Une tentative est reconnue par le trio apprenant, capsule et date de début. Redéposer le même fichier ne crée donc pas de doublon : les tentatives existantes sont mises à jour.

⚠️ Changer la date en crée une nouvelle. Sans colonne startDate, c’est lastDate qui sert de date de début : corriger une date de réalisation puis réimporter laisse l’ancienne tentative en place.

Une session suit la même logique, sur le couple sessionGuid et sessionStartDate : réutilisez les deux mêmes valeurs pour compléter une session existante plutôt que d’en créer une seconde.

Ce que ça ne fait pas

• Créer les capsules. Créez-les avant, et renseignez leur ID LMS (Action) si vous préférez les désigner par votre propre référence.
• Délivrer un badge, un certificat ou une notification. L’apprenant devient éligible, mais rien ne part au dépôt ; pour les certificats, repassez par Envoyer, renvoyer et exporter.
• Renvoyer l’information vers votre LMS. Une activité importée reste dans Beedeez.
• Conserver votre fichier. Il n’est pas stocké dans Beedeez : gardez votre exemplaire, c’est la seule trace de ce que vous avez envoyé.

Vérifier que ça marche

Le message fichier(s) en cours de traitement confirme le dépôt, pas le résultat, la barre de progression atteint 100 % même si aucune ligne n’a été appliquée, et cet import n’apparaît pas dans le suivi des synchronisations. Commencez donc par dix lignes, puis ouvrez les statistiques de la capsule et deux ou trois profils d’apprenants : un fichier de 4 000 lignes dont 3 900 sont ignorées se dépose sans la moindre alerte.

Pour aller plus loin

• Faire remonter une complétion depuis un outil tiers : la remontée automatique quand le fournisseur sait appeler une URL.
• Que mesure chaque indicateur ? : ce que comptent exactement « terminé » et « réussi ».
• Suivre mes synchronisations : les imports qui, eux, sont journalisés et consultables.