Validation des invitations à une session
Droits nécessaires : Administration des sessions de ses propres capsules ou Administration des sessions pour toutes les capsules.
Validation des invitations à une session
Droits nécessaires : Administration des sessions de ses propres capsules ou Administration des sessions pour toutes les capsules.
Pour accepter ou refuser une inscription, il faut également disposer du droit Peut valider l’inscription aux sessions.
Une inscription à une session peut être soumise à une ou plusieurs validations avant d’être confirmée. Le circuit est défini lors de la création de la session, puis les demandes sont suivies depuis le tableau des participants.
Pour découvrir le fonctionnement général des sessions, consultez Les sessions de formation.
Les rôles qui peuvent valider une inscription
Sans validation configurée, l’apprenant est inscrit directement à la session, sous réserve des places disponibles.
Pour mettre en place un circuit de validation, sélectionnez un ou plusieurs rôles dans le bloc Validation des inscriptions.
| Validation | Qui doit répondre ? | Comment la demande est reçue ? |
|---|---|---|
| Validation par les gestionnaires d’équipe | Les gestionnaires des groupes auxquels appartient l’apprenant | Une notification dans l’application et un email contenant un lien vers la demande |
| Validation par les validateurs | Les validateurs désignés dans les groupes concernés | Un email permettant d’accepter ou de refuser directement la demande |
| Validation par les administrateurs | Les administrateurs disposant du droit Peut valider l’inscription aux sessions dans le département de la session | Une notification dans le back-office et un email |
Seuls les validateurs peuvent répondre directement depuis l’email reçu.
Les gestionnaires d’équipe doivent ouvrir le lien reçu pour répondre dans l’application.
Les administrateurs suivent également le lien et répondent depuis le back-office.
À noter : aucun email de demande n’est envoyé à une personne qui a désactivé les emails correspondants dans ses paramètres de notification.
Quand l’inscription est-elle validée ?
Tous les rôles sélectionnés doivent avoir accepté la demande pour que l’inscription soit validée.
À l’inverse, un seul refus suffit à refuser l’inscription, quel que soit le rôle qui a refusé.
Par défaut, tous les rôles sélectionnés sont sollicités en même temps.
Vous pouvez cocher Exiger une approbation séquentielle pour les faire intervenir les uns après les autres, dans l’ordre suivant :
Gestionnaire d’équipe → Validateur → Administrateur
Les rôles qui ne sont pas sélectionnés sont automatiquement ignorés.
⚠️ Les gestionnaires d’équipe et les validateurs sont définis au niveau des groupes utilisateurs.
Si vous activez une validation sans avoir désigné de personne dans les groupes concernés, les demandes n’auront donc aucun destinataire.
Consultez Attribuer des rôles dans un groupe pour savoir comment les désigner.
Où configurer le circuit de validation ?
Le circuit peut être défini à plusieurs niveaux :
| Niveau | Paramétrage |
|---|---|
| Compte | Configuration → Social learning, section Session, bloc Qui peut valider les demandes d’inscriptions aux sessions ? |
| Capsule | Qui peut valider les inscriptions ?, avec l’option Remplacer les paramètres de la configuration |
| Session | Bloc Validation des inscriptions dans le panneau de configuration de la session |
⚠️ Le réglage d’une session est conservé au moment de sa création.
La session utilise le réglage défini sur la capsule s’il existe, sinon, le réglage du compte.
Modifier la configuration du compte ou de la capsule après la création d’une session ne modifie donc pas les sessions existantes.
Pour modifier le circuit d’une session déjà créée, ouvrez directement cette session.
Traiter les demandes d’inscription
Pour suivre les demandes, ouvrez la session puis sélectionnez Gérer les inscriptions.
Le tableau des participants est organisé en quatre catégories :
- Inscriptions validées, avec le nombre de places encore disponibles
- Inscriptions en attente de validation
- Inscriptions en attente, pour les personnes placées sur liste d’attente
- Inscriptions refusées
La colonne Validateurs permet de suivre l’avancement de chaque demande.
En ouvrant le détail d’une inscription, vous pouvez notamment voir :
- En attente
- l’avancement de la validation, par exemple 2 sur 3
- Expiré
- Approuvé de force
- Refusé de force
Les actions disponibles
Sur une inscription ou une sélection d’inscriptions, plusieurs actions sont disponibles :
- Accepter
- Refuser
- Rappeler les validateurs
- Forcer la validation
- Forcer le refus
- Relancer la validation
- Relancer les inscrits
- Envoyer un document de conformité
Attention : utiliser Relancer la validation réinitialise les réponses déjà données et renvoie la demande depuis le début du circuit.
Les actions Forcer la validation et Forcer le refus permettent de prendre directement une décision et laissent une trace dans la colonne Validateurs.
⚠️ Depuis le back-office, vous intervenez en tant qu’administrateur.
Vous ne pouvez pas modifier directement la réponse donnée par un gestionnaire d’équipe ou un validateur.
Pour ces rôles, vous pouvez uniquement relancer la demande ou utiliser une action de forçage.
Une session complète bloque les validations
La capacité maximale d’une session est calculée à partir des inscriptions validées.
Lorsque toutes les places sont prises, aucune nouvelle demande ne peut être acceptée.
Le message suivant s’affiche alors dans le back-office :
« Cette session a atteint sa capacité maximale. Plus aucun participant ne peut être validé. »
Le validateur reçoit également un message lorsqu’il tente d’accepter une demande depuis son email :
« Cette session est complète. L’inscription ne peut pas être validée. »
Un refus libère en revanche une place.
Si la liste d’attente est activée et que Désactiver la promotion automatique n’est pas coché, la première personne en attente peut alors être automatiquement inscrite.
Points d’attention
Aucun motif de refus n’est demandé
Le circuit de validation ne prévoit pas de champ permettant d’indiquer un motif.
Refuser une inscription à une session ne permet donc pas de transmettre une explication à l’apprenant.
Les emails dépendent de la façon dont la session a été créée
Les emails d’acceptation, de refus et de mise en liste d’attente sont envoyés uniquement pour les sessions créées depuis le back-office.
Pour une session créée par un apprenant, ces emails ne sont pas envoyés.
La notification dans l’application, elle, fonctionne dans les deux cas.
Les notifications peuvent être désactivées
Un réglage au niveau du compte permet de désactiver les notifications liées aux inscriptions, y compris les emails.
Si vous ne recevez pas une notification attendue, vérifiez donc également ce paramétrage avant de conclure à un dysfonctionnement.