Les parcours sur invitation : places et validation

⚠️ Prérequis : l’option des parcours sur invitation doit être activée sur votre compte. Sans elle, le bouton Parcours sur invitation uniquement n’apparaît pas à la création d’un parcours.

⚠️ Droits nécessaires : vous devez disposer du droit Autorisé à modifier les parcours.

Un parcours sur invitation ne s’ouvre pas à un groupe entier. Vous définissez un nombre de places, vous les répartissez entre vos groupes, puis les gestionnaires d’équipe les attribuent à leurs apprenants. Là où l’accès standard répond à la question « qui a le droit d’entrer », ce format répond à « combien de personnes peuvent entrer ». Une étape de validation peut s’intercaler avant que l’apprenant reçoive son invitation.

Le choix se fait à la création

Le bouton Parcours sur invitation uniquement apparaît uniquement dans la fenêtre de création d’un parcours, dans la section Options du parcours. Une fois le parcours enregistré, ce bouton n’est plus proposé.

L’onglet Diffusion change alors de contenu. Il ne comporte ni Accès standard, ni Promotion : ni campagne ni recommandation ne sont donc possibles sur ce parcours. À la place, vous y trouvez l’écran de répartition des places, ainsi qu’un bloc Accès payant et son bouton Configurer les offres.

⚠️ Un parcours existant ne se transforme pas en parcours sur invitation. Pour basculer un parcours déjà en service, créez un nouveau parcours et remontez-y le contenu.

Le périmètre se limite au département du parcours

Sur un compte organisé en départements, l’arbre des groupes de l’écran des places ne liste que les groupes rattachés au Département du parcours et à ses sous-départements. Le sélecteur Ajouter un groupe de l’Accès standard, lui, propose tous les groupes auxquels vous avez accès.

Un groupe appartient à un seul département, et son absence de l’arbre n’est signalée par aucun message. S’il manque, vérifiez le Département du parcours dans l’onglet Informations, section Visibilité.

Définir puis répartir les places

1. Ouvrez le parcours, puis l’onglet Diffusion.
2. Renseignez le champ Nombre de places. Ce champ est obligatoire : tant qu’il vaut zéro, l’écran reste verrouillé derrière le message Commencez par définir le nombre de places.
3. Sélectionnez un groupe dans l’arbre, puis ouvrez le sous-onglet Distribuer pour fixer son enveloppe de places.
4. Enregistrez le parcours.

Deux compteurs suivent votre stock pendant la répartition : Places distribuées et Places disponibles.

Les sous-groupes se servent dans l’allocation de leur groupe parent, jamais dans le stock global. Un sous-groupe qui n’a encore reçu aucune place affiche En attente d’attribution de places.

L’enregistrement de la répartition prévient les gestionnaires d’équipe des groupes concernés que des places leur ont été distribuées.

Qui attribue et qui valide

Les gestionnaires d’équipe attribuent les places de leur périmètre à leurs apprenants. Leurs attributions peuvent être soumises aux Règles de validation, que vous ouvrez avec Gérer les règles. L’étiquette Actif ou Inactif affichée à côté du bouton indique si une validation est exigée.

Deux cases cumulables déterminent qui approuve : Validation par les validateurs et Validation par les administrateurs. La case Exiger une approbation séquentielle impose l’ordre Validateur puis Administrateur au lieu de soumettre la demande aux deux en même temps.

⚠️ Le gestionnaire d’équipe n’est pas proposé comme validateur ici, contrairement aux invitations à une session.

Suivre les invitations

Le sous-onglet Invitations répartit les apprenants du groupe sélectionné en quatre tables, et chacune propose ses propres actions :

• Acceptées : Révoquer la place.
• En attente : Forcer l’acceptation et Forcer le refus.
• Refusées : Forcer l’acceptation et Renvoyer l’invitation.
• Apprenants, qui regroupe le reste du groupe : Forcer l’acceptation et Inviter.

Une colonne Validateurs s’ajoute lorsque des règles de validation sont actives.

Révoquer une place retire l’accès au parcours à l’apprenant, libère la place dans l’enveloppe du groupe et prévient l’apprenant. Forcer une acceptation lui ouvre le parcours et le prévient également.

⚠️ Révoquer une place et forcer une acceptation demandent deux messages, tous les deux obligatoires. La fenêtre Expliquez votre décision attend un Message au gestionnaire d’équipe et un Message à l’apprenant. Le bouton Envoyer reste inactif tant que l’un des deux est vide.

La place n’est décomptée qu’à l’acceptation

Une invitation en attente ne réserve aucune place. Le décompte intervient uniquement lorsque l’apprenant accepte, ou lorsque vous forcez l’acceptation. Si trois apprenants sont invités pour deux places restantes, les deux premiers à répondre entrent. Il n’existe ni liste d’attente, ni dépassement du nombre de places.

Deux messages bloquants encadrent ces limites :

• Impossible de réduire les places s’affiche lorsque vous abaissez le total sous le nombre de places déjà utilisées ou déjà distribuées aux groupes. Révoquez des places ou réduisez les allocations des groupes, puis réduisez le total.
• Pas assez de places disponibles s’affiche lorsque l’action dépasse l’enveloppe du groupe. Libérez des places ou augmentez l’allocation de ce groupe, puis réessayez.

Ce que voit l’apprenant

Sur son accueil, l’apprenant voit un bloc Invitations de parcours. Sur le parcours, une fenêtre Une place vous attend affiche la durée totale et propose Accepter ou Décliner.

Accepter fait entrer le parcours dans sa liste de contenus. Décliner demande une raison libre, qui est transmise au gestionnaire d’équipe.

Pour aller plus loin

• Diffuser un parcours à des groupes : le mode d’accès par défaut, sans places ni validation.
• Comprendre la structure et les permissions : ce qu’est un département, et pourquoi il borne l’arbre des groupes.
• Outiller un gestionnaire d’équipe : ce que voit la personne qui attribue réellement les places.