Formats de reporting prêts à l’emploi

⚠️ Prérequis : l’option de reporting d’activité doit être active sur votre compte, et au moins un type de rapport doit y être déclaré par votre interlocuteur Beedeez. Si l’un des deux manque, la ligne Synchronisation SFTP de l’activité des utilisateurs n’apparaît pas dans le bloc Tâches programmées.

Un format de reporting fixe la forme du fichier livré : ses colonnes, son séparateur, son nom, et les lignes qu’il retient. Treize formats sont livrés, chacun écrit pour une plateforme précise. Le dépôt du fichier est traité à part, dans Automatiser l’export de l’activité vers votre SFTP.

Où se choisit le format

Nulle part dans l’administration. Le back-office vous laisse programmer la tâche, avec le bouton Paramétrer de la ligne Synchronisation SFTP de l’activité des utilisateurs. Ce bouton règle la récurrence de la tâche, rien d’autre : aucun écran, aucune liste déroulante ni aucune case ne désigne le format, qui est inscrit dans la configuration de votre compte par votre interlocuteur Beedeez.

Votre demande se formule donc en un nom pris dans le tableau ci-dessous. Voyez Ce qui se configure sans écran.

Les treize formats livrés

Format	Ce que représente une ligne	Fichier par défaut	Séparateur
Cornerstone	Un apprenant et une capsule : statut, dates de demande, d’inscription et de complétion	XLSX	—
TalentSoft	Un apprenant et une capsule : statut, type et date de début	CSV	;
TalentSoft, actions de formation	Un parcours : intitulé, thème, programme, durée théorique	CSV	;
TalentSoft, sessions	Une session de parcours, avec ses dates de début et de fin	CSV	;
TalentSoft, inscriptions	Un apprenant et un parcours, avec son avancement	CSV	;
TalentSoft, certifications	Une certification : son identifiant et son intitulé	CSV	;
TalentSoft, validations de certifications	Une certification obtenue par un apprenant, avec ses dates de validité	CSV	;
Syfadis	Un apprenant et une capsule : score, temps passé, progression, dates	CSV	;
Syfadis, sessions	Une session découpée dans le temps sur une capsule	CSV	;
Skillup	Un apprenant et un parcours : dates, intitulé, durée théorique	CSV	;
Pléiade	Une capsule réussie, avec matricule et durée en heures	CSV sans en-tête	|
eForm	Une capsule réussie, avec matricule et date	CSV sans en-tête	|
Générique	Aucune colonne livrée : elles s’écrivent une par une dans votre configuration	CSV	;

Les six lignes TalentSoft sont six fichiers distincts, pas un format et cinq options : chacune porte ses propres colonnes et son propre nom de fichier. Une plateforme qui attend à la fois le référentiel des parcours et les inscriptions demande donc deux formats, donc deux tâches programmées.

Le type de fichier est un réglage distinct du format. La colonne Fichier par défaut indique celui qui s’applique tant qu’aucun autre n’est demandé, et votre interlocuteur Beedeez peut le remplacer. Trois types sont réellement produits : XLSX, CSV, et CSV sans en-tête.

Ce qui se règle par compte, et ce qui ne se règle pas

Les colonnes d’un format peuvent être remplacées. Chaque format arrive avec sa liste de colonnes, et cette liste sert tant qu’aucune autre n’est renseignée dans votre configuration. Votre interlocuteur Beedeez peut y inscrire une liste complète qui prend alors la place de celle du format. C’est un remplacement, pas un ajout : la liste que vous fournissez devient la totalité du fichier.

Se règlent aussi par compte le filtre des contenus retenus, la fenêtre de dates, le type de fichier et le préfixe du nom de fichier.

Aucun format ne devine votre référentiel. Presque tous s’appuient sur l’identifiant externe de l’apprenant et sur celui du contenu. Les lignes qui n’en ont pas sont écartées du fichier, sans message.

Le format générique ne produit rien tout seul. Il est livré sans une seule colonne. Pris tel quel, il dépose un fichier de lignes vides.

Sans dépôt SFTP, le fichier est produit quand même

Le dépôt sur votre SFTP n’a lieu que si une destination est configurée. Dans tous les cas, le fichier est généré et rattaché à l’exécution de la tâche, où il reste téléchargeable. Vous pouvez donc demander un format et vérifier son contenu avant d’ouvrir l’accès à votre serveur.

Le piège

⚠️ Le nom de votre plateforme sur un format n’est pas une garantie d’import. Chacun a été écrit pour une version donnée, chez un client donné. Demandez à l’équipe qui exploite la plateforme cible une spécification d’import et un fichier d’exemple, et comparez avant la première livraison.

Le même contrôle vaut ensuite : une montée de version chez le destinataire change ce qu’il attend, alors que le format Beedeez, lui, ne bouge pas.

Pour aller plus loin

• Automatiser l’export de l’activité vers votre SFTP : le dépôt, le chiffrement et les alertes autour du fichier.
• Demander une configuration à votre équipe support : comment demander un format, et ce qu’il faut préparer.
• Suivre mes synchronisations : vérifier qu’une livraison a eu lieu, et combien de lignes elle portait.
• Exports de statistiques à la demande : quand un fichier ponctuel suffit.