Outiller un gestionnaire d’équipe

⚠️ Droits nécessaires : le droit Autorisé à modifier les listes de diffusion sur le groupe pour attribuer le rôle. La configuration Social Learning se règle séparément, avec un accès administrateur.

Attribuer le rôle de gestionnaire d’équipe ne suffit pas à obtenir un dispositif de relance : le périmètre du groupe détermine ce que la personne verra, et plusieurs options complémentaires s’activent à des endroits différents. Cet article décrit les réglages à effectuer côté déploiement et ce que chacun ouvre réellement. Pour la définition du rôle et sa différence avec les autres rôles, voyez Les rôles dans un groupe.

Le périmètre du groupe détermine ce que voit le gestionnaire

Un gestionnaire d’équipe voit uniquement les apprenants des groupes dont il est gestionnaire. Il ne voit aucun apprenant en dehors de ces groupes, et ses actions sur un apprenant sont refusées si celui-ci n’appartient pas à l’un des groupes qu’il gère.

Le gestionnaire n’apparaît pas lui-même dans la liste de son équipe, même lorsqu’il fait partie du groupe.

Le périmètre découle donc directement de la façon dont vous découpez vos groupes. Un groupe qui regroupe une population large produit une liste que le gestionnaire ne peut pas suivre individuellement. Ce découpage se décide à la création des groupes : voyez Créer et organiser les groupes.

Où régler chaque possibilité

Le rôle seul donne accès au suivi de l’équipe. Les autres possibilités s’activent ailleurs et ne sont pas ouvertes par défaut.

• Voir et relancer son équipe : attribuez le rôle dans le bloc Définir le(s) gestionnaire(s) d’équipe, dans l’onglet Rôles des options avancées du groupe.
• Diffuser du contenu à son équipe : rendez-vous dans Configuration > Social Learning > Gestion d’équipe.
• Créer ou supprimer des comptes depuis l’application : activez l’option Gestion des apprenants par les managers depuis l’application dans les options avancées du groupe.
• Attribuer des places ou valider des demandes : le réglage se fait dans le parcours ou la session concernés.

Pour ce qu’il faut cadrer avant d’ouvrir la diffusion, voyez La diffusion par les gestionnaires d’équipe.

Vérifier que l’onglet Mon équipe apparaît

Le gestionnaire accède au suivi de son équipe depuis l’onglet Mon équipe de l’application.

Cet onglet apparaît automatiquement dès que la personne est gestionnaire d’au moins un groupe. Aucune activation supplémentaire n’est nécessaire.

Si l’onglet n’apparaît pas alors que le rôle est bien attribué, vérifiez que l’entrée Mon équipe n’a pas été masquée dans la configuration du menu de l’application. Un menu personnalisé peut masquer cette entrée pour l’ensemble des apprenants du compte, y compris ceux qui gèrent un groupe.

Ce que ces réglages n’ouvrent pas

Aucun de ces réglages ne donne accès au back-office. Le gestionnaire agit uniquement dans l’application, sur le périmètre des groupes qu’il gère. Attribuer un accès administrateur pour obtenir le même résultat étendrait ses droits bien au-delà de son équipe.

Le circuit de validation

Un gestionnaire d’équipe peut attribuer les places d’un parcours sur invitation, et approuver les inscriptions aux sessions ou les demandes de formation de son équipe.

Ses attributions peuvent elles-mêmes être soumises à validation, par un administrateur, un validateur, ou les deux. La case Exiger une approbation séquentielle fait passer la demande successivement au gestionnaire d’équipe, puis au validateur, puis à l’administrateur, au lieu de la soumettre à tous en même temps.

💡 Conseil : avant de mettre un circuit en place, définissez qui traite les demandes, sous quel délai, et qui prend le relais en cas d’absence. Une demande laissée sans réponse plusieurs semaines perd son intérêt pour l’apprenant comme pour le gestionnaire.

💡 Conseil : mettez le gestionnaire en copie des rappels d’expiration de certificat. Au moment de l’envoi, cochez Copie au gestionnaire d’équipe des apprenants sélectionnés. Voyez Validité, expiration et renouvellement.

Accompagner la personne à qui vous confiez le rôle

Le gestionnaire d’équipe n’a pas accès au back-office et n’a pas besoin d’en connaître le fonctionnement. Trois informations lui sont utiles au moment où vous lui attribuez le rôle :

1. Son onglet Mon équipe affiche les apprenants des groupes qu’il gère, et eux seuls.
2. Un apprenant qui n’a pas commencé un contenu n’y a pas nécessairement accès : cette vérification précède la relance.
3. La fréquence à laquelle vous attendez qu’il consulte son suivi, et les situations sur lesquelles vous attendez qu’il agisse.

💡 Conseil : annoncez l’ouverture du rôle aux personnes concernées. Un onglet apparu sans annonce dans l’application peut passer inaperçu.

Pour aller plus loin

• Les rôles dans un groupe : la frontière entre rôle et permission, et les trois autres rôles.
• La diffusion par les gestionnaires d’équipe : ce qu’il faut cadrer avant d’ouvrir la diffusion.
• Suivre votre équipe : la page écrite pour le gestionnaire, à lui transmettre directement.
• Problèmes fréquents : les questions que vos gestionnaires vous remonteront à l’usage.