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Déployer BeedeezLa mise en placePilote et lancement

Pilote et lancement

Un pilote n’est pas un mode de la plateforme : il s’appuie sur les groupes et la diffusion standard. Cette page donne l’ordre des opérations pour ouvrir la plateforme à vos apprenants : un groupe pilote, une vérification, une ouverture par vagues, puis l’entrée continue des nouveaux arrivants.

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Pilote et lancement

Un pilote n’est pas un mode de la plateforme : il s’appuie sur les groupes et la diffusion standard. Cette page donne l’ordre des opérations pour ouvrir la plateforme à vos apprenants : un groupe pilote, une vérification, une ouverture par vagues, puis l’entrée continue des nouveaux arrivants.

1. Constituer le groupe pilote

Créez un groupe dédié, comme n’importe quel groupe, et ajoutez ses membres avec le bouton Ajouter/Créer un apprenant. Voyez Créer et organiser les groupes.

Choisissez un effectif restreint mais représentatif : plusieurs sites, des profils variés, et les personnes les moins à l’aise avec le numérique. L’équipe formation seule ne suffit pas, elle connaît déjà l’outil.

Diffusez à ce groupe le contenu prévu pour le lancement, et seulement à lui : le pilote teste votre diffusion autant que votre contenu.

⚠️ Si votre compte est en SSO, l’ajout se fait par identifiant, pas par email. Voyez Ajouter des utilisateurs.

2. Vérifier avant d’inviter

Avant toute invitation, regardez ce que verra un membre du pilote avec Se connecter à la place d’un apprenant. Si le parcours ou une capsule n’apparaît pas, corrigez la diffusion avant d’ouvrir. Voyez Problèmes fréquents : la diffusion.

⚠️ Faites ce test sur un compte de test, jamais sur un compte du pilote. Tout ce que vous faites dans cette session est enregistré sur le compte de la personne : sa date de dernière connexion est mise à jour et elle quitte le statut Non connecté, ce qui fausse la vérification de l’étape suivante.

Le droit Se connecter comme un utilisateur n’est pas accordé par défaut : demandez-le avant le jour J.

3. Ouvrir par vagues

N’ouvrez pas à tout le monde le même jour : un site, puis une région, puis le reste. Le support absorbe une vague à la fois, et chaque vague vous apprend quelque chose que vous corrigez pour la suivante.

Après chaque vague, vérifiez dans cet ordre :

  1. Ils arrivent à se connecter. La colonne Statut de la liste des utilisateurs le montre : Non connecté signifie que la personne ne s’est jamais connectée, Connecté qu’elle s’est connectée sans commencer de contenu, Actif qu’elle a commencé une capsule ou un tip. Voyez Explorer la liste des utilisateurs.
  2. Ils voient le bon contenu, en ouvrant leur session depuis la liste des utilisateurs.
  3. Ils comprennent quoi faire sans explication de vive voix, et savent à qui écrire en cas de blocage.

💡 Créez un groupe par vague. C’est ce qui permet de comparer ensuite l’activité d’une vague avec la suivante dans les statistiques ; rétrospectivement, c’est impossible. Voyez Statistiques des apprenants et des groupes.

4. Préparer la communication

Prévoyez trois messages : avant le lancement, pour annoncer ce qui arrive et pourquoi ; au lancement, avec la marche à suivre pour se connecter ; après, une relance pour les personnes qui ne se sont pas connectées.

⚠️ Si vos apprenants utilisent Beedeez Training, la consigne d’installation doit être explicite : ils cherchent ce nom dans le store, pas celui de votre entreprise. Donnez le nom exact de l’application, l’éditeur et une capture de l’icône. Voyez L’application mobile.

💡 Testez la communication de lancement auprès de quelques personnes avant de l’envoyer : liens, QR codes et étapes de connexion s’y vérifient plus facilement qu’après l’envoi.

Relancer les personnes qui ne se sont pas connectées

Dans la liste des utilisateurs, isolez-les avec les Filtres avancés sur le statut, cochez les lignes concernées, puis utilisez l’action groupée Envoyer une invitation.

⚠️ Une notification ne les atteindra pas. Un apprenant qui ne s’est jamais connecté n’a aucun appareil enregistré : les notifications push ne lui parviennent pas. L’invitation par email et vos canaux internes sont les seuls chemins. Les notifications servent ensuite, sur les personnes déjà connectées ; voyez Les notifications.

5. Ouvrir avec un premier contenu

Ne lancez pas avec une plateforme vide, ni avec quarante parcours. Un parcours d’accueil court donne une raison de revenir une deuxième fois.

Le parcours Premiers pas convient à ce rôle : il s’ouvre à la première connexion, avant le reste de l’application, sans association de groupe. Voyez Le parcours Premiers pas.

Deux conditions le font échouer silencieusement :

  • L’apprenant doit appartenir à au moins un groupe. Un compte qui n’est dans aucun groupe ne reçoit aucun contenu, Premiers pas compris.
  • Ses capsules doivent lui être accessibles. Si aucune ne l’est, l’application s’ouvre normalement et le passage obligé n’a pas lieu.

⚠️ Ce passage obligé ne vaut que pour un apprenant qui n’a encore rien fait : une raison de plus de ne pas ouvrir les comptes du pilote depuis le back-office avant le lancement.

6. Après le lancement : les nouveaux arrivants

Créez le compte à la signature du contrat plutôt que le premier jour : la personne peut se préparer avant d’arriver. Le même raisonnement vaut pour les retours d’absence et les mobilités internes.

Pour que ces arrivées ne dépendent pas d’un ajout manuel, décrivez la population par critères dans un groupe dynamique : la plateforme place chaque nouveau compte dans les bons groupes.

💡 Si vos comptes viennent de votre SIRH, ne corrigez pas un champ à la main dans Beedeez : il sera écrasé à la prochaine synchronisation. Corrigez-le à la source. Voyez Synchronisation SIRH et provisionnement.

Pour aller plus loin

Synchronisation SIRH et provisionnementLe socle
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