Comprendre la structure et les permissions

Droits nécessaires : organiser la structure demande le droit « Éditer / ajouter des départements » ; attribuer des profils, le droit « Éditer / ajouter des autorisations ».

Trois mécanismes décident de ce que chacun voit et peut faire dans Beedeez : les départements, les groupes et les permissions. On les confond parce que tous les trois servent à « ranger des gens » ; ils ne répondent pourtant pas à la même question.

Les départements structurent l’administration

Le département modélise votre organigramme : filiales, marques, régions, entités. C’est une structure cloisonnée : chaque département a ses contenus, ses groupes, ses statistiques et ses administrateurs.

La règle qui la gouverne : on voit son département et tout ce qui est en dessous, jamais à côté, jamais au-dessus.

Les départements répondent à la question : qui administre quoi ? Pour découper le vôtre, voyez Modéliser son organisation.

Les groupes segmentent les apprenants

Le groupe rassemble des apprenants pour recevoir du contenu. Un groupe vit à l’intérieur d’un seul département, jamais à cheval sur plusieurs. Il peut être statique (vous décidez qui en fait partie) ou dynamique (des critères le remplissent automatiquement).

Les groupes répondent à une autre question : qui reçoit quoi ? Ce qu’est un groupe et ce qu’il n’est pas : Comprendre les groupes. Pour en créer : Créer et organiser les groupes d’utilisateurs.

La différence, en une phrase

Le département est l’organigramme ; le groupe est la population.

Un département contient autant de groupes que nécessaire, et un apprenant appartient à autant de groupes que nécessaire. Il n’est en revanche rattaché qu’à un seul département.

Concrètement : si votre besoin est « l’équipe de Lyon ne doit pas voir les contenus de Bordeaux », c’est un département. Si c’est « les nouveaux arrivants doivent recevoir le parcours d’accueil », c’est un groupe.

Les permissions se posent par-dessus

Les deux premiers mécanismes disent qui existe et qui reçoit. Les permissions disent qui a le droit d’agir. Elles se composent de quatre familles indépendantes, l’édition, la diffusion, l’animation et les statistiques, plus un droit d’administration. Le détail des familles : Comprendre les permissions personnalisées. Pour les attribuer : Attribuer les droits.

La répartition est stricte : la permission dit ce que vous pouvez faire, le département dit sur quoi. Deux personnes avec le même profil dans deux départements différents ne voient donc pas la même chose.

Deux cas particuliers découlent de cette articulation :

• le propriétaire du compte ne porte aucune autorisation : c’est précisément cette absence qui lui ouvre tout le back-office, et personne ne peut lui accorder ni lui retirer un droit. Sur un compte organisé en départements, c’est aussi le seul accès qui embrasse toute l’entreprise ;
• le profil administrateur ne se donne qu’au compte parent : dès que vous travaillez dans un département, il n’est plus proposé à la création d’une autorisation et l’adjoint y devient le profil système le plus complet. Voyez Commencer en tant qu’adjoint.

Les deux pièges

⚠️ Une permission n’est pas un accès au contenu. Un administrateur qui n’appartient à aucun groupe ne voit rien côté apprenant, quels que soient ses droits. C’est le piège le plus fréquent : voyez Problèmes fréquents.

⚠️ Un droit absent ne grise rien : l’écran disparaît entièrement. Le menu, l’onglet ou le bouton n’apparaît simplement pas. Avant de conclure à un bug, voyez Pourquoi je ne vois pas cette fonctionnalité ?.

Par où commencer

1. Ai-je besoin de départements ? Seulement si des entités doivent être cloisonnées. Sur un compte simple, un seul département suffit et vous n’y penserez plus jamais.
2. Quels groupes ? Pensez-les en fonction de ce que vous allez diffuser, pas en fonction de l’organigramme : celui-ci est déjà porté par les départements.
3. Qui administre ? Les profils viennent en dernier : ils se posent sur une structure qui existe.

Pour aller plus loin

• Modéliser son organisation : découper les départements sans se piéger.
• Comprendre les groupes : ce qu’est un groupe, statique ou dynamique, et ce qu’il n’est pas.
• Comprendre les permissions personnalisées : les quatre familles de droits et leurs graduations.
• Attribuer les droits : donner un profil à quelqu’un, pas à pas.