Problèmes fréquents : mes apprenants n’ont pas accès à leur contenu

Un apprenant ne trouve pas son contenu, n’apparaît pas dans la liste des utilisateurs ou ne parvient pas à se connecter : dans la plupart des cas, le problème vient de son compte, de son appartenance aux groupes ou de la configuration de ses accès.

Cette page reprend les situations les plus fréquentes, indique les vérifications à effectuer et vous dirige vers les réglages concernés.

Vérifier d’abord l’accès côté apprenant

⚠️ Un accès au back-office ne donne pas automatiquement accès aux contenus côté apprenant. Les droits d’administration et l’appartenance aux groupes sont deux choses différentes.

Un administrateur qui n’appartient à aucun groupe peut donc ne voir aucun contenu dans l’application.

Avant de poursuivre le diagnostic, vérifiez directement ce que voit l’apprenant. L’action Se connecter permet d’ouvrir sa session et de consulter ses parcours, sa progression et les contenus auxquels il a accès.

Pour en savoir plus, consultez Se connecter à la place d’un apprenant.

L’apprenant n’apparaît pas dans la liste des utilisateurs

Commencez par vérifier son appartenance aux groupes.

Un apprenant qui n’appartient à aucun groupe peut ne pas apparaître dans votre périmètre. De la même manière, si vos droits sont limités à certains groupes, vous ne voyez que les apprenants appartenant aux groupes inclus dans votre périmètre.

Ajoutez l’apprenant à un groupe auquel vous avez accès ou faites modifier votre périmètre d’autorisation.

Vérifiez également l’option Inclure les apprenants désactivés : les comptes désactivés sont masqués par défaut.

Pour en savoir plus, consultez Ajouter des utilisateurs.

L’apprenant ne parvient pas à se connecter

Si le compte existe et appartient bien à un groupe, vérifiez les éléments suivants avec l’apprenant.

1. L’identifiant utilisé. Il doit correspondre exactement à celui indiqué sur sa fiche utilisateur. Selon la configuration de votre compte, il peut s’agir de son adresse e-mail ou de son identifiant interne.
2. Le mot de passe. Si l’authentification repose sur le compte de votre entreprise, le mot de passe doit être géré auprès de votre service informatique. Dans les autres cas, l’apprenant peut utiliser Mot de passe oublié depuis l’écran de connexion.
3. L’application utilisée. Vérifiez que l’apprenant essaie de se connecter à l’application apprenant et non au back-office. Si nécessaire, renvoyez-lui le lien vers l’application ou vers son téléchargement.

Un groupe nouvellement créé n’apparaît pas

Certains droits de diffusion ou de statistiques peuvent être limités à une sélection précise de groupes.

⚠️ Cette sélection n’est pas mise à jour automatiquement lorsque de nouveaux groupes sont créés. Un groupe créé après la configuration du modèle d’autorisation peut donc ne pas apparaître dans votre périmètre.

Vérifiez le modèle d’autorisation de la personne concernée et ajoutez le nouveau groupe si nécessaire.

Pour en savoir plus, consultez Qui peut diffuser quoi.

L’apprenant existe, mais ne voit pas son contenu

Vérifiez la chaîne de diffusion dans cet ordre :

1. la capsule est-elle En ligne ?
2. appartient-elle au parcours concerné ?
3. le parcours est-il associé au groupe ?
4. l’apprenant appartient-il bien à ce groupe ?
5. des conditions de visibilité ou d’activation s’appliquent-elles à la capsule ?

💡 Pensez également à actualiser l’application côté apprenant. Les accès ne sont pas nécessairement mis à jour en temps réel. Sur mobile, l’apprenant peut notamment faire glisser l’écran d’accueil vers le bas pour actualiser les contenus.

Pour vérifier chaque étape plus en détail, consultez Problèmes fréquents : la diffusion.

Les apprenants importés ne se sont jamais connectés

Si toute une série de comptes importés reste au statut Non connecté, vérifiez l’identifiant utilisé lors de l’import.

Le type d’identifiant attendu dépend du réglage Type identifiant configuré pour la création des utilisateurs. Deux valeurs sont possibles :

• Email ;
• Identifiant interne.

Ce réglage est défini au niveau du compte, mais peut également être remplacé par une configuration propre à un groupe dans ses options avancées.

⚠️ Le type d’identifiant ne dépend pas nécessairement du mode de connexion. Un compte utilisant le SSO peut, par exemple, identifier ses apprenants à partir de leur adresse e-mail.

Vérifiez donc le réglage Type identifiant, puis réimportez les utilisateurs avec la colonne correspondante si nécessaire.

Pour en savoir plus, consultez Ajouter des utilisateurs.

Les apprenants n’ont pas reçu d’e-mail d’invitation

La création d’un compte n’envoie pas automatiquement d’invitation à l’apprenant.

C’est également le cas des comptes créés par une synchronisation SIRH : leur création ne déclenche pas de communication automatique.

Pour envoyer une invitation, rendez-vous dans la liste des utilisateurs, sélectionnez les apprenants concernés, puis cliquez sur Envoyer une invitation.

Pour préparer plus largement l’arrivée de vos apprenants sur la plateforme, consultez Pilote et lancement.

Un groupe dynamique ne contient pas les apprenants attendus

Plusieurs éléments peuvent expliquer une composition différente de celle attendue.

1. Le groupe est encore en cours de recalcul. Le message Le groupe est en cours de recalcul affiche alors un pourcentage d’avancement. Attendez la fin du traitement avant de vérifier la composition.
2. La valeur du critère ne correspond pas aux données des utilisateurs. Un libellé différent de celui enregistré dans les fiches peut produire un groupe vide sans afficher d’erreur. La casse n’est en revanche pas prise en compte : Lyon et LYON correspondent à la même valeur. Vérifiez les données existantes depuis la liste des utilisateurs.
3. Certains membres ont été ajoutés manuellement. Un apprenant ajouté manuellement n’est pas retiré automatiquement lorsqu’il ne correspond plus aux critères du groupe. La prévisualisation permet de les identifier grâce à la colonne Membre manuel. Leur retrait doit également être effectué manuellement.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement des critères et leur recalcul, consultez Groupes dynamiques.

Un utilisateur désactivé apparaît encore dans certaines données

La désactivation d’un utilisateur ne supprime ni son compte ni son historique.

Sa progression, son activité et ses statistiques sont conservées. Il reste également membre de ses groupes tant que vous ne l’en retirez pas explicitement.

Pour supprimer uniquement son appartenance à un groupe, utilisez Retirer du groupe.

Pour en savoir plus, consultez Désactiver et réactiver un utilisateur.

Une modification manuelle est annulée après une synchronisation

Lorsqu’un SIRH pilote les comptes utilisateurs, les données provenant du SIRH font référence.

Une valeur modifiée manuellement dans Beedeez peut donc être remplacée lors de la synchronisation suivante. De la même manière, réactiver manuellement un utilisateur considéré comme parti dans le SIRH peut ne pas être conservé.

Pour qu’une modification soit durable, effectuez-la directement dans le système source.

Un utilisateur ayant quitté l’entreprise possède toujours un compte actif

La synchronisation ne désactive pas automatiquement un compte simplement parce qu’il est absent d’un fichier RH.

La désactivation dépend des informations de départ transmises par le SIRH.

Les comptes qui ne sont pas gérés par ce système, par exemple ceux de certains prestataires ou intérimaires, doivent être désactivés manuellement lorsque nécessaire.

Le bouton Supprimer n’apparaît pas

Les utilisateurs et les groupes ne sont pas supprimés définitivement : ils sont désactivés.

La désactivation conserve leurs données et leur historique et peut être annulée par la suite.

Pour les utilisateurs, consultez Désactiver et réactiver un utilisateur.

Pour aller plus loin

• Se connecter à la place d’un apprenant : pour vérifier directement les accès et l’expérience d’un apprenant.
• Problèmes fréquents : la diffusion : pour vérifier étape par étape la relation entre la capsule, le parcours, le groupe et l’apprenant.
• Groupes dynamiques : pour comprendre les critères d’appartenance et le fonctionnement des recalculs.
• Synchronisation SIRH et provisionnement : pour comprendre quelles données sont pilotées par le SIRH et comment elles sont synchronisées avec Beedeez.