Le glossaire
Prérequis : aucun. L’onglet Glossaire, disponible dans Contenu, est accessible à tous les utilisateurs, sans droit ou option de compte spécifique.
Le glossaire
Prérequis : aucun. L’onglet Glossaire, disponible dans Contenu, est accessible à tous les utilisateurs, sans droit ou option de compte spécifique.
Il permet de définir les termes propres à votre entreprise : noms de produits, sigles, appellations internes, intitulés de métiers ou encore termes spécifiques à votre activité.
Une fois validé, un terme est transmis aux fonctionnalités d’IA qui peut alors reprendre ce terme tel quel, sans le reformuler ni le traduire.
⚠️ À ne pas confondre avec le lexique Beedeez, qui explique les termes utilisés dans la documentation. Le glossaire présenté ici est une fonctionnalité du back-office.
Les deux onglets du glossaire
Le glossaire comporte deux onglets qui répondent à des besoins différents :
- Terminologie pour les mots et expressions
- Rôles pour les métiers et fonctions de votre entreprise
Ces deux parties sont indépendantes et se remplissent séparément.
Terminologie
Chaque terme peut être associé à un Sous-type du terme :
- Lexique
- Jargon professionnel
- Acronyme
Vous pouvez également renseigner :
- une Définition
- un champ Phonétique, qui indique à l’IA comment le terme se prononce
Rôles
L’onglet Rôles permet de décrire les métiers de votre entreprise.
Pour chaque rôle, vous pouvez renseigner :
- l’Intitulé du rôle
- la Description du rôle
- la Mission
- si le rôle Est un manager
- les Compétences associées
- le Niveau minimum requis pour chaque compétence
Les rôles ne sont pas ajoutés depuis l’import de terminologies : ils doivent être créés depuis l’onglet Rôles.
Ajouter des termes au glossaire
Plusieurs méthodes sont disponibles pour alimenter la terminologie.
Ajouter un terme manuellement
Avec Ajouter un terme manuellement, vous créez directement un terme validé.
Il est donc immédiatement disponible pour les fonctionnalités qui utilisent le glossaire.
Scanner les contenus avec l’IA
Scanner avec l’IA permet de rechercher automatiquement des termes dans vos contenus existants.
Le scan analyse :
- les capsules En ligne
- les capsules En attente de publication
- les Tips qui ne sont pas des brouillons
- les fichiers PDF présents dans les médias
Les termes détectés sont ensuite proposés dans la section Suggéré.
Le scan peut prendre quelques minutes. Une notification et un email vous indiquent lorsqu’il est terminé.
Importer des termes
Le bouton Importer permet d’importer un fichier :
.xlsx.xls.csv
Le bouton Télécharger le modèle permet de récupérer le fichier à utiliser comme base pour l’import.
L’import est limité aux 7 500 premières lignes. Les termes déjà présents dans le glossaire ainsi que les doublons présents dans le fichier sont ignorés automatiquement.
⚠️ L’import permet uniquement d’ajouter des terminologies.
Les rôles doivent être créés séparément depuis l’onglet Rôles.
💡 Pour éviter les problèmes d’accents et de caractères spéciaux, privilégiez le format .xlsx. Si vous utilisez un CSV, enregistrez-le en UTF-8.
Gérer les termes suggérés
Les termes détectés par le scan sont placés dans deux groupes :
- Suggéré
- En cours d’utilisation
Un terme qui vient d’être détecté par le scan apparaît dans Suggéré. Il n’a encore aucun impact sur les fonctionnalités d’IA.
Pour l’utiliser, sélectionnez Valider la suggestion. Le terme passe alors dans En cours d’utilisation.
Si vous ne souhaitez pas le conserver, sélectionnez Ignorer la suggestion.
Les termes ajoutés manuellement ou importés sont quant à eux directement placés dans En cours d’utilisation.
💡 Seuls les termes validés sont transmis à l’IA.
Si vous laissez les suggestions sans les valider, elles n’auront donc aucun effet sur vos prochaines générations.
Où le glossaire est-il utilisé ?
Une fois validés, les termes peuvent être utilisés par plusieurs fonctionnalités d’IA.
Génération de contenu
Le glossaire est pris en compte par les quatre prompts de génération disponibles dans Contenu › Génération :
- Générer un plan de cours
- Générer une fiche de contenu
- Générer un quiz
- Générer une question
Il permet notamment à l’IA de conserver les termes spécifiques à votre entreprise.
Traduction
Lorsqu’un contenu est traduit, les termes définis dans le glossaire peuvent rester inchangés d’une langue à l’autre.
Cela permet notamment de conserver les noms de produits, les sigles ou les appellations internes qui ne doivent pas être traduits.
Correction des transcriptions vocales
Le champ Phonétique peut être utilisé lors de la correction des transcriptions vocales.
Il permet d’aider la reconnaissance vocale lorsque certains termes spécifiques sont mal compris ou mal retranscrits.
Génération d’une simulation
Les termes du glossaire sont également utilisés lors de la génération d’une simulation, notamment pour les objectifs, les scénarios et le profil du client.
Agent Question/Réponse
L’Agent Question/Réponse recherche les termes validés en même temps que les contenus disponibles sur le compte : capsules, Tips, parcours et médias.
Les termes du glossaire peuvent ainsi être pris en compte lorsqu’il construit sa réponse.
Rôles et compétences
Les rôles validés dans le glossaire permettent également d’alimenter les suggestions de compétences.
À noter : les termes du glossaire sont recherchés à l’échelle de l’ensemble du compte. Ils ne sont pas filtrés selon les groupes ou les départements.
Ce que le glossaire ne fait pas
Il n’est pas utilisé lors de l’analyse initiale d’un PDF
Lorsque vous générez une capsule à partir d’un PDF, l’IA commence par analyser le document pour en extraire les notions et construire le plan de la capsule.
Cette première étape ne prend pas en compte le glossaire ni la tonalité configurée pour l’IA.
Le glossaire intervient ensuite lors de la génération des fiches et des quiz.
Par exemple, si l’analyse du PDF déforme le nom d’un produit, le terme devra être corrigé manuellement dans le plan ou le contenu généré.
Consultez Générer une capsule à partir d’un PDF pour connaître le détail de cette génération.
Il ne modifie pas les contenus existants
Le glossaire agit sur les générations futures.
Valider un nouveau terme ne modifie pas automatiquement les capsules, Tips ou autres contenus déjà générés.
💡 Il est donc préférable de renseigner et valider les termes importants avant de lancer des générations de contenu à grande échelle.
Les points d’attention
Supprimer un terme ne le supprime pas définitivement
Lorsqu’un terme est supprimé, il est archivé.
Il n’est alors plus transmis aux fonctionnalités d’IA, mais reste récupérable depuis Voir les termes archivés, qui permet de le restaurer.
L’export ne contient pas tout le glossaire
Le bouton Exporter exporte uniquement les terminologies :
- validées
- non archivées
Les rôles et les suggestions en attente ne sont pas inclus dans l’export.
La recherche d’un terme dépend des fonctionnalités IA
L’action Rechercher le terme apparaît dans le menu d’une ligne uniquement lorsque Activer les fonctionnalités IA est activé sur le compte.
⚠️ La désactivation de ce paramètre ne concerne pas uniquement le glossaire : elle désactive les fonctionnalités IA de la plateforme, notamment la recherche avancée et la génération de contenu.