Validité, expiration et renouvellement

⚠️ Droits nécessaires : vous devez disposer du droit Peut créer et modifier les certificats.

Tout ce qui se recycle (habilitations, gestes de sécurité, conformité annuelle) tient à trois réglages de l’étape Période et validité d’un certificat par capsule : la durée de validité, le rappel automatique et le renouvellement anticipé.

Seuls les certificats par capsule expirent

L’assistant d’un certificat par compétence n’a pas d’étape Période et validité : ni durée, ni rappel, ni renouvellement. Le certificat est acquis définitivement et son document ne porte aucune date de fin. Ce n’est pas un détail de réglage, c’est un critère de choix : une habilitation qui doit se recycler doit être un certificat par capsule.

La durée se saisit en années, mois et jours

Durée de validité du certificat propose trois champs : an(s), mois, jour(s). Le sous-titre énonce la règle : « À partir du moment ou l’apprenant obtient le certificat ». Chaque apprenant a donc sa propre date d’expiration, calculée depuis sa propre date d’obtention. Il n’existe pas d’échéance commune.

Les mois se saisissent en dessous de 12 et les jours en dessous de 30 : au-delà, servez-vous du champ supérieur. La saisie est ensuite convertie en nombre de jours, à raison de 365 jours par année et de 30 jours par mois. Deux ans valent donc 730 jours, soit un jour de moins que la date anniversaire si un 29 février tombe dans l’intervalle.

⚠️ Laissée vide, la durée n’expire jamais et les deux boutons suivants n’apparaissent même pas. C’est le réglage par défaut, et un certificat d’habilitation créé sans durée reste valide pour toujours. Poser une durée après coup ne rattrape pas le passé : les certificats déjà délivrés sans expiration restent sans expiration.

Quand un certificat expire exactement

Le compte à rebours part du jour de la dernière activité qui valide le certificat, et non du moment où la plateforme s’en aperçoit. Il part de minuit ce jour-là, et la validité s’éteint à minuit en temps universel (UTC), soit une ou deux heures du matin en France selon la saison.

⚠️ La date imprimée sur le document est le premier jour d’invalidité. La ligne Date de fin de validité affiche le jour où la validité s’éteint, à zéro heure : un certificat valable un an obtenu le 1er juin 2026 porte la date du 1er juin 2027 et n’est déjà plus valable ce jour-là.

💡 Conseil : lorsque vous communiquez une échéance à un organisme de contrôle, annoncez la veille de la date imprimée. C’est le dernier jour où le certificat est encore valable.

Dans Récompenses > Certificat, la liste des apprenants d’un certificat affiche Expire le, puis Expiré le une fois la date passée. Le certificat n’est pas supprimé, il est marqué.

Le rappel automatique

Envoyer un rappel automatique dès l’expiration du certificat. Le bouton n’apparaît qu’une fois une durée saisie.

• Le message part après l’expiration, jamais avant : aucun préavis n’existe dans la plateforme.
• Il part une seule fois par apprenant et par certificat, sans nouvelle tentative.
• Les expirations sont balayées toutes les heures : le rappel arrive donc dans l’heure.

Les destinataires ne se choisissent pas ici. L’infobulle le dit : « Les destinataires seront ceux définis à l’étape notifications ». Si cette étape ne désigne personne, rien ne part et le rappel est malgré tout compté comme envoyé.

⚠️ Sur un certificat que vous venez de créer, le rappel est actif alors que le bouton paraît désactivé. Pour le couper franchement, activez-le puis désactivez-le avant d’enregistrer. À la réouverture, le bouton affiche l’état réel.

Le renouvellement anticipé

Permettre le renouvellement avant l’expiration du certificat. Bouton désactivé, un apprenant ne peut pas regagner son certificat tant que le précédent n’a pas expiré : il refait les capsules et rien ne se passe. Bouton activé, il se recertifie dès qu’il refait le nécessaire.

💡 Conseil : activez ce bouton sur ce qui est saisonnier ou contraint par le terrain, quand l’équipe ne peut pas attendre la date anniversaire pour recycler son habilitation.

Ce que la recertification exige

Les capsules déjà comptées pour délivrer un certificat ne comptent plus pour le suivant. Rouvrir une capsule terminée l’an dernier sans la refaire ne déclenche rien : il faut de nouvelles complétions, au-dessus du seuil de réussite. La plateforme applique en plus une date plancher aux activités retenues :

• première obtention : les activités plus récentes que la durée de validité, donc un certificat valable un an ignore ce qui a été terminé il y a dix-huit mois ;
• renouvellement, bouton désactivé : les activités postérieures à l’expiration du certificat précédent ;
• renouvellement, bouton activé : les activités postérieures à l’obtention du certificat précédent.

💡 Conseil : annoncez cette règle aux apprenants avant la campagne de recyclage. « J’ai déjà fait cette formation » est la réaction normale, et sans explication elle passe pour un défaut de la plateforme.

Pour aller plus loin

• Créer un certificat par capsule : le seuil de réussite, qui décide de ce qui compte comme activité validante.
• Statistiques des récompenses : la colonne Certificats expirés, à regarder avant l’échéance plutôt qu’après.
• Envoyer, renvoyer et exporter : le Rappel d’expiration envoyé manuellement depuis la liste des certificats.
• Les modèles de certificat : où placer la date de fin de validité sur le document.