Envoyer, renvoyer et exporter

Obtenir un certificat et le recevoir par e-mail sont deux choses différentes. L’apprenant retrouve toujours le sien dans son profil ; l’envoi par e-mail, lui, se règle. Cet article décrit les envois que vous déclenchez depuis la liste Récompenses > Certificat, décrite dans Les certificats, ainsi que les différents exports disponibles.

⚠️ Droits nécessaires : vous devez disposer du droit Peut créer et modifier les certificats pour accéder aux certificats. Voyez Attribuer les droits.

Choisir les destinataires au moment de l’obtention

Le formulaire de création ou d’édition d’un certificat contient trois options d’envoi. Elles déterminent qui reçoit le certificat le jour où un apprenant l’obtient, et vous pouvez les cumuler :

• Envoyer le certificat par mail à l’apprenant ;
• Envoyer une copie du certificat au gestionnaire d’équipe ;
• Envoyer une copie du certificat à d’autres adresses mail. Saisissez une adresse par ligne dans le champ qui apparaît sous l’option.

Le certificat est joint au message au format PDF.

⚠️ La copie part aux gestionnaires de tous les groupes de l’apprenant, et non au seul groupe qui vous intéresse. Un apprenant présent dans quatre groupes déclenche donc quatre copies, ou plus.

⚠️ Le message est généré dans la langue de l’apprenant, copies comprises. Un gestionnaire francophone qui suit un apprenant anglophone reçoit un message en anglais.

Renvoyer un certificat déjà obtenu

1. Dans la liste des certificats, ouvrez le menu de la ligne concernée.
2. Cliquez sur Renvoyer le certificat. La modale Renvoyer un certificat par mail s’ouvre.
3. Utilisez si besoin le filtre Filtrer par groupe pour réduire la liste proposée.
4. Sous Choix des apprenants pour l’envoi du certificat, sélectionnez les apprenants concernés. Seuls les apprenants qui ont déjà obtenu ce certificat apparaissent.
5. Sous Sélectionner le ou les destinataire(s), activez au moins une option : Apprenants sélectionnés, Copie au gestionnaire d’équipe des apprenants sélectionnés ou Copie à d’autres adresses mail.
6. Validez. Le message Les mails ont été envoyés avec succès confirme l’envoi.

Le bouton de validation reste inactif tant que vous n’avez pas sélectionné au moins un apprenant et au moins un destinataire. Si vous saisissez d’autres adresses, chaque ligne doit être une adresse valide : une seule faute de frappe bloque l’envoi. Si aucune adresse ne correspond à la sélection, la plateforme affiche Aucun mail ne correspond à la sélection.

💡 Filtrez par groupe avant de sélectionner les apprenants. Changer le filtre vide la sélection déjà effectuée.

Depuis la Liste des apprenants, les actions Renvoyer le certificat et Renvoyer les certificats envoient immédiatement le certificat aux apprenants concernés, sans écran intermédiaire et sans choix de destinataire. Pour envoyer une copie à un gestionnaire ou à une autre adresse, passez par la modale décrite ci-dessus.

Relancer les apprenants dont le certificat a expiré

Dans le menu d’une ligne, Rappel d’expiration ouvre la modale Envoyer un rappel : Certificat expiré. La liste proposée ne contient que les apprenants dont le certificat a déjà expiré, et l’option Apprenants sélectionnés y est activée par défaut. Vous pouvez y ajouter les copies au gestionnaire d’équipe et à d’autres adresses.

Cette relance est manuelle. Le rappel envoyé automatiquement à l’expiration se règle dans le certificat : voyez Validité, expiration et renouvellement.

Les actions disponibles dans le menu d’une ligne

Le menu d’une ligne ne présente pas toujours les mêmes actions.

• Voir le certificat, Éditer le certificat, Voir les statistiques et Supprimer le certificat sont toujours présents.
• Exporter et Renvoyer le certificat apparaissent uniquement lorsqu’au moins un apprenant a obtenu le certificat.
• Rappel d’expiration apparaît en plus lorsqu’au moins un certificat délivré a expiré.

Sur un certificat qui vient d’être créé, le menu se limite donc aux actions de consultation, d’édition et de suppression.

Exporter les certificats au format PDF

Dans le menu d’une ligne, Exporter ouvre la modale Exporter le certificat. Vous y retrouvez le filtre Filtrer par groupe et la sélection sous Choix des apprenants :. Le fichier est préparé en arrière-plan, puis téléchargé automatiquement.

Vous obtenez une archive zip contenant un PDF par apprenant, accompagné d’un classeur xlsx récapitulatif qui associe chaque apprenant à sa date d’obtention et au nom du PDF correspondant.

Depuis la Liste des apprenants, deux autres chemins existent :

• Exporter les certificats, sur une sélection de lignes, produit la même archive de PDF sans le classeur récapitulatif. Le message Export démarré, le fichier sera téléchargé sous peu confirme le lancement.
• Exporter le certificat, sur une seule ligne, ouvre directement le PDF de cet apprenant.

Exporter la liste des apprenants certifiés

La colonne Complétion affiche le nombre d’apprenants ayant obtenu le certificat et ouvre la modale Liste des apprenants. Tant que personne ne l’a obtenu, elle affiche un tiret.

Le bouton d’export de cette modale produit un classeur xlsx correspondant à ce que vous avez à l’écran : les lignes retenues par la recherche et par le filtre par groupe, avec les colonnes Utilisateur, Date d’obtention, Groupes de l’utilisateur et Date d’expiration, suivies de vos colonnes de segmentation.

Les lignes dont le certificat a expiré sont surlignées dans la liste.

⚠️ Les apprenants désactivés n’apparaissent pas dans cette liste, ni dans l’export correspondant.

💡 Exportez la liste avant de modifier un certificat. Changer les capsules exigées ou le pourcentage de réussite modifie la signification de la liste, et l’état antérieur ne se reconstitue pas.

Pour aller plus loin

• Gérer un parc de certificats : la modification en masse, la désactivation et la récupération.
• Validité, expiration et renouvellement : la durée de validité et le rappel automatique, qui déterminent quand relancer.
• Statistiques des récompenses : la lecture d’ensemble, à consulter avant de choisir qui relancer.
• Les documents administratifs : l’autre pièce que la plateforme envoie par e-mail, avec ses propres règles.