Importer une offre de formations externes

⚠️ Prérequis : l’option LMS, qui fait apparaître les deux lignes, et l’une des options qui ouvrent le bloc Tâches programmées, le reporting SIRH ou la visualisation des tâches. La seconde commande aussi l’historique affiché sous chaque ligne.

⚠️ Droits nécessaires : accès à la Configuration, au compte parent. Le bloc disparaît dès qu’un département est sélectionné.

Deux tâches planifiées lisent des fichiers déposés en SFTP et en font des capsules : des formations qui se déroulent ailleurs, chez un organisme, en présentiel ou sur un LMS tiers. Beedeez les montre, il ne les héberge pas. Ce n’est pas un dispositif en libre-service : la source, la correspondance entre vos colonnes et les champs Beedeez, ainsi que les deux réglages qui rendent l’import visible, se posent avec l’équipe Beedeez. Vous gardez la main sur la fréquence et sur le nom des fichiers.

⚠️ Ce n’est pas la page du contenu qui se joue dans Beedeez. Un module SCORM, une page web, une vidéo, une source LTI : voyez Enrichir vos capsules avec du contenu externe.

Où programmer l’import

Ouvrez Configuration > Intégration > Tâches & Reporting, bloc Tâches programmées. Deux lignes vous concernent, chacune avec son bouton Paramétrer :

• Synchronisation de ressources de formations externes : une ligne du fichier, une formation.
• Synchronisation de sessions de ressources de formations externes : une ligne du fichier, une date rattachée à une formation.

La modale Programmez votre tâche porte trois réglages. La Récurrence, entre Jamais, Hebdomadaire, Une fois et Le premier jour du mois, avec son Heure. Le Prefixe du fichier, qui doit correspondre au début du nom des fichiers déposés. Et la Source, dont la liste ne propose que talentsoft et pim.

💡 Conseil : renseignez toujours le Prefixe du fichier. Laissé vide, il ne désactive pas la tâche : celle-ci se rabat sur un préfixe par défaut, ActionsDeFormationV2 pour les formations et SessionsDesActionsDeFormationV2 pour les sessions. Vos fichiers sont alors ignorés tant qu’ils ne portent pas exactement ces noms.

Ce que le fichier doit être

Un fichier .csv, séparé par des points-virgules, en-têtes sur la première ligne. Tout autre format fait échouer l’exécution, et le motif enregistré est un message technique brut, pas l’une des explications lisibles de l’écran. Le point-virgule n’est pas réglable ici, contrairement au provisionnement.

Un identifiant stable par formation. Il est reconstitué en collant une ou plusieurs colonnes désignées avec l’équipe Beedeez. Même identifiant, la ligne est mise à jour ; identifiant différent, une deuxième formation apparaît.

Ce qui se passe à l’exécution

L’encodage est détecté puis converti : vous n’avez pas à livrer de l’UTF-8. Chaque ligne devient une donnée externe, et rien de plus. Elle ne devient une capsule que si les deux réglages de compte sont posés : créer la capsule absente, et lui appliquer la correspondance des colonnes. Sans eux, l’import remplit une table que personne ne voit.

Une capsule ainsi créée naît privée et en brouillon, sous un titre technique, jusqu’à ce que la correspondance la remplisse. Ce qu’elle porte ensuite dépend entièrement de vos colonnes : titre, description, image téléchargée depuis une adresse, catégories, dates. Il n’y a pas de liste de champs imposée, donc pas de champ garanti non plus.

Le fichier traité est ensuite retiré du dépôt et rangé avec les fichiers traités : il ne sera pas relu, et vous le retrouvez sous Fichiers, sur la ligne de la tâche.

Le piège

Lancez les formations avant les sessions. Une ligne de session ne se rattache qu’à une capsule déjà présente. Programmée avant, elle est enregistrée et n’accroche rien.

Une seule session alimente la capsule. Lorsque la correspondance des sessions est posée, une seule donnée de session est retenue pour renseigner la capsule, pas la liste. Un organisme qui propose six dates pour la même formation n’en verra qu’une reprise dans la capsule.

Une tâche qui ne trouve aucun fichier réussit quand même. Regardez les lignes traitées, pas le statut.

Ce que ça ne fait pas

Rien n’est réservé chez l’organisme. Ni place, ni liste d’attente, ni facturation, ni entrée d’agenda, ni e-mail. L’inscription se poursuit là où elle se poursuivait déjà.

Aucune demande de formation n’est créée. Le circuit gestionnaire d’équipe, validateur, administrateur ne s’applique pas à cet import : c’est un mécanisme distinct, décrit dans Les demandes libres.

Aucune complétion ne remonte. Ce que vos apprenants ont suivi dehors reste invisible tant que vous ne le chargez pas vous-même, avec Synchronisation des activités externes des utilisateurs, sur le même écran.

Aucun budget n’est tenu. Un coût présent dans votre fichier est une valeur affichée, sans cumul ni plafond.

Pour aller plus loin

• Suivre mes synchronisations : lire l’historique d’une tâche et repérer une exécution qui n’a rien traité.
• Importer des activités réalisées hors Beedeez : le seul chemin pour que ces formations comptent dans le dossier d’un apprenant.
• Les demandes libres : quand c’est l’apprenant qui demande une formation extérieure, avec un circuit de validation.
• Configurer une source de contenu externe : l’autre besoin, quand le contenu doit se jouer dans Beedeez.