Suivre mes synchronisations

Prérequis : l’historique des exécutions est une option de compte. Sans elle, vous voyez les tâches et leur bouton Paramétrer, mais aucune ligne d’historique en dessous. Son activation passe par votre équipe support.

Une synchronisation qui ne tourne plus ne se voit pas : les comptes cessent de bouger, et rien ni personne ne vous prévient, sauf dans un cas précis décrit plus bas. Cet écran est le seul endroit où l’information existe. Si vous ne savez pas encore par quelle voie vos comptes arrivent, lisez d’abord quelle brique pour quel besoin.

Où ça se regarde

Configuration › Intégration › Tâches & Reporting, bloc « Tâches programmées ».

Chaque tâche activée occupe une ligne, et son historique s’affiche juste en dessous : il n’y a pas d’écran séparé. Les libellés livrés sont « Synchronisation SIRH des listes d’utilisateurs », « Synchronisation SFTP de l’activité des utilisateurs », « Synchronisation de contenus d’apprentissage en Scorm », « Synchronisation de ressources de formations externes » et « Synchronisation de sessions de ressources de formations externes ». Les trois dernières n’apparaissent qu’avec l’option LMS. Seul l’historique de la synchronisation SIRH est aussi repris sous Configuration › Intégration › Provisionnement.

Lire le tableau

Trois colonnes : Date d’exécution, Status (le libellé livré porte bien cette orthographe) et Fichiers, qui compte les fichiers rattachés à l’exécution.

En haut du tableau figure généralement la prochaine exécution, et non une exécution passée : statut À venir et tirets partout. Non programmée signifie qu’aucune échéance n’est fixée. Cette ligne disparaît lorsque la dernière exécution est encore En progression : dans ce cas, la première ligne est bien une exécution réelle.

Les exécutions réelles portent Réussie, Échouée, En progression ou Annulée. Une exécution restée en En progression longtemps après sa date n’est pas en cours : elle n’a jamais rendu compte.

Seule la dernière exécution est affichée au départ. Voir plus apparaît dès qu’il existe au moins deux exécutions et déplie l’historique complet, qui n’est jamais purgé : il remonte à la première exécution de la tâche.

Ce qu’il faut regarder à la place du statut

Cliquez sur une ligne d’exécution : la fenêtre « Informations avancées » donne les chiffres. Nombre de lignes, fichiers traités et fichiers générés, utilisateurs créés, mis-à-jour et désactivés. Ces compteurs ne s’affichent que s’ils dépassent zéro : une fenêtre vide, ou le message « Il n’y a pas d’informations concernant cette tâche », veut dire que l’exécution n’a rien fait.

Chaque fichier listé est nommé. Une icône de téléchargement s’affiche à côté de ceux qui sont récupérables, et se télécharge fichier par fichier.

Sur la synchronisation SIRH, « Voir les fichiers » liste ce qui est réellement présent dans le dépôt, dossier par dossier. C’est ce qui tranche la question « le fichier est-il arrivé ? » quand votre SIRH affirme l’avoir envoyé.

Le piège

Rien ne prévient personne. Une seule tâche sait envoyer un email en cas d’échec : la « Synchronisation SIRH des listes d’utilisateurs ». Pour le reporting, le SCORM et les ressources externes, aucune alerte n’existe. Il faut venir regarder.

Pour activer l’alerte sur la synchronisation SIRH :

1. Cliquez sur Paramétrer sur la ligne de la tâche.
2. Vérifiez la récurrence sélectionnée sous « Programmez votre tâche ».
3. Activez « Notifier les erreurs par email ». L’option est désactivée par défaut.
4. Saisissez une adresse, puis validez-la. Tant qu’aucune adresse n’est enregistrée, le bouton d’enregistrement reste inactif.
5. Enregistrez.

Une exécution qui n’a rien trouvé réussit. Aucun fichier dans le dépôt, et la tâche se termine en Réussie sans rien traiter. Ce comportement se change avec « Considérer l’absence de fichier comme une erreur », dans cette même fenêtre. Cette option est imbriquée sous « Notifier les erreurs par email » : elle n’apparaît que si vous activez d’abord les notifications.

Une exécution qui n’a rien livré réussit aussi : un filtre trop restrictif, un export tronqué, et le statut reste au vert. Seuls les compteurs le disent.

⚠️ La synchronisation SIRH fonctionne de manière différentielle : chaque fichier décrit la population active à l’instant du dépôt. Un compte présent un jour et absent du fichier suivant est désactivé. C’est pourquoi un pic d’utilisateurs désactivés vient presque toujours d’un export tronqué, et non d’un mouvement réel d’effectifs.

Ce que ça ne fait pas

Aucune reprise après échec. Une exécution Échouée n’est pas rejouée : la tâche attend sa prochaine échéance. Aucun lancement manuel non plus : il n’existe pas de bouton pour déclencher une exécution immédiate, Paramétrer ne fait que reprogrammer.

Aucune confirmation côté destinataire. Un fichier déposé et un fichier repris par le système d’en face sont deux choses différentes.

⚠️ L’heure saisie dans « Programmez votre tâche » est convertie en UTC à l’enregistrement, alors que les dates de l’historique s’affichent dans le fuseau de votre navigateur. En France, l’exécution apparaît donc une heure plus tard en hiver, deux en été.

Qui traite quoi

La fenêtre « Informations avancées » nomme la cause sous « Raison de l’échec de la tâche ». « Pas de fichier à traiter », « Type de fichier non géré (les fichiers doivent être de type .csv) », « Le fichier ne contient aucun utilisateur » et « La colonne correspondant au login des utilisateurs est absente » se corrigent chez vous : dépôt, export ou mapping. « Erreur inconnue », « Erreur lors de la séparation du fichier en sous-fichiers », une exécution figée en En progression ou une tâche absente de la liste sont pour le support.

Pour aller plus loin

• Quelle brique pour quel besoin : la voie par laquelle vos comptes arrivent détermine ce qui est listé ici.
• Automatiser l’export de l’activité vers votre SFTP : la tâche de reporting, celle qui ne sait pas alerter.
• Automatiser l’envoi de vos contenus SCORM vers un SFTP : la tâche SCORM, et pourquoi elle réussit à vide.
• Importer des activités réalisées hors Beedeez : les deux tâches de ressources externes.
• Problèmes fréquents : les pannes d’intégration classiques et leur origine.