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Le gestionnaire d’équipeInviter et valider les demandes

Inviter et valider les demandes

Le gestionnaire d’équipe4 min de lecture
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Inviter et valider les demandes

🚧 Bientôt disponible. Cette page est en préparation et son contenu peut encore évoluer.

En tant que gestionnaire d’équipe, vous intervenez à deux moments. Vous invitez des membres de votre équipe à un parcours, et vous répondez aux demandes que vos apprenants envoient eux-mêmes lorsqu’ils souhaitent participer à une session ou suivre une formation. Ces actions se font depuis l’application apprenant. Pour le reste de votre rôle, consultez Suivre votre équipe.

Inviter un apprenant à un parcours

Cette partie vous concerne quand c’est vous qui prenez l’initiative. Vous sélectionnez les membres de votre équipe concernés, puis vous confirmez avec le bouton Inviter, qui reprend le nombre d’apprenants sélectionnés. Le bouton Réinviter vous permet d’envoyer de nouveau une invitation à un apprenant déjà invité.

La différence avec la suite de l’article tient à qui prend l’initiative :

  • Vous invitez : vous choisissez la personne, puis vous lui envoyez une invitation.
  • Vous répondez à une demande : l’apprenant a fait la démarche, et vous vous prononcez.

Côté apprenant, l’invitation apparaît dans le bloc Invitations de parcours, puis dans une fenêtre intitulée Une place vous attend, où il choisit Accepter ou Décliner. S’il choisit Décliner, une confirmation lui est demandée avant que l’invitation ne soit refusée.

💡 Conseil : prévenez la personne que vous l’avez invitée. L’invitation ne devient effective que lorsqu’elle l’accepte dans l’application.

Répondre à une demande

Vos apprenants peuvent vous adresser deux types de demandes :

  • une demande d’inscription à une session, quand l’un d’eux souhaite participer à une session programmée ;
  • une demande de formation, quand l’un d’eux souhaite suivre un sujet de sa propre initiative.

Vous êtes prévenu par une notification dans l’application. Pour les demandes de formation, vous recevez également un e-mail contenant un bouton Gérer la demande, qui vous amène directement à la demande à traiter.

Toutes ces demandes se traitent depuis l’écran Demandes en attente, qui regroupe plusieurs onglets :

  • Compte : les demandes de validation, de réactivation et de changement de mot de passe ;
  • Session : les demandes d’inscription aux sessions ;
  • Formation : les demandes de formation. Cet onglet n’apparaît que si les demandes de formation sont activées sur votre plateforme.

Chaque onglet affiche le nombre de demandes en attente. Lorsqu’un onglet est vide, il indique Aucune demande en attente pour le moment.

Approuver ou refuser une demande de formation

  1. Depuis l’application, ouvrez l’écran Demandes en attente, puis l’onglet Formation.
  2. Repérez la demande à traiter. Les demandes sont regroupées sous Demandes libres, quand l’apprenant a formulé lui-même son besoin, et sous Demandes d’intérêt, quand plusieurs apprenants se sont déclarés intéressés par la même formation.
  3. Sélectionnez la demande. Le détail du formulaire rempli par l’apprenant s’affiche, avec la date et l’heure de la demande.
  4. Cliquez sur Approuver pour accorder la demande, ou sur Refuser pour la rejeter.

Pour une demande d’intérêt, vous vous prononcez apprenant par apprenant dans l’onglet Demandes de la fenêtre, puis vous enregistrez l’ensemble de vos réponses.

Traiter les demandes d’inscription à une session

  1. Depuis l’écran Demandes en attente, ouvrez l’onglet Session. Les demandes sont regroupées par formation.
  2. Cliquez sur la session concernée.
  3. Dans l’onglet Demandes, indiquez pour chaque apprenant si vous l’acceptez ou si vous le refusez. L’onglet Détails vous rappelle les informations de la session.
  4. Cliquez sur Valider pour enregistrer vos réponses. Le bouton Fermer quitte la fenêtre sans les enregistrer.

⚠️ Le bouton Valider reste inactif tant que vous n’avez marqué aucun apprenant. Il l’est également lorsque le nombre d’apprenants que vous acceptez dépasse le nombre de places restantes, sur une session dont les places sont limitées et pour laquelle la liste d’attente n’est pas activée. Réduisez alors le nombre d’apprenants acceptés.

Pourquoi votre réponse compte

Sur une formation en présentiel, vous êtes souvent le seul à savoir si la personne peut quitter son poste le jour prévu. Votre réponse apporte une information dont ne disposent ni le validateur ni l’administrateur.

💡 Conseil : répondez même lorsque la réponse est négative. Une demande laissée sans réponse reste affichée en attente, et l’apprenant n’a aucun moyen de savoir où elle en est.

🔧 Côté administrateur. L’activation des demandes de formation et le circuit de validation se configurent depuis le back-office. Consultez Outiller un gestionnaire d’équipe.

Pour aller plus loin

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