Créer des sessions à créneaux multiples
Droits nécessaires : Administration des sessions de ses propres capsules ou Administration des sessions pour toutes les capsules.
Créer des sessions à créneaux multiples
Droits nécessaires : Administration des sessions de ses propres capsules ou Administration des sessions pour toutes les capsules.
Une même session de formation peut être organisée en plusieurs séances : par exemple, une journée en deux parties ou une formation répartie sur plusieurs jours.
Ces différentes séances sont appelées des créneaux. Ils se configurent depuis Animation › Sessions.
Pour comprendre le fonctionnement général des sessions, consultez Les sessions de formation.
Plusieurs créneaux, une seule inscription
Une session à créneaux multiples correspond à une seule inscription pour l’ensemble des créneaux.
Lorsqu’un apprenant est inscrit à la session, il est donc inscrit à tous ses créneaux, y compris à ceux qui sont ajoutés après son inscription.
En revanche, les informations de présence ne sont pas reportées sur les nouveaux créneaux. Un créneau ajouté après coup commence donc sans présence enregistrée.
Vous souhaitez proposer plusieurs dates au choix ?
Les créneaux ne permettent pas de proposer plusieurs dates parmi lesquelles l’apprenant pourrait choisir.
Si vous souhaitez proposer trois dates différentes et laisser chacun choisir celle qui lui convient, créez trois sessions distinctes à partir de la même capsule.
Si un même apprenant doit pouvoir s’inscrire à plusieurs de ces sessions, activez :
Configuration › Social Learning › Session › Paramètres d’inscription › Autoriser les apprenants à s’inscrire à plusieurs sessions d’une même leçon
⚠️ Le nombre de places est défini au niveau de la session, et non pour chaque créneau.
Une session limitée à 10 participants reste donc limitée à 10 participants, même si elle comporte plusieurs créneaux.
Créer les créneaux
Depuis Animation › Sessions, sélectionnez Créer une session pour créer une session à partir d’une capsule existante.
L’option Créer une capsule session permet quant à elle de créer d’abord la capsule associée à la session.
Le panneau de création comporte deux onglets :
- Général
- Créneaux
Une fois la session enregistrée, un troisième onglet Traduction apparaît lorsque vous la modifiez.
Configurer un créneau
Chaque créneau apparaît sous la forme d’un bloc que vous pouvez déplier, par exemple Créneau 1, Créneau 2, avec sa période affichée en dessous.
Pour chaque créneau, renseignez les informations nécessaires.
Quand ?
Indiquez :
- la date
- l’heure de début
- l’heure de fin
- la Durée comptabilisée
Par défaut, la durée est calculée automatiquement à partir de l’heure de début et de l’heure de fin.
Le champ indique alors Durée comptabilisée (auto).
Si vous saisissez vous-même une durée en heures ou en minutes, le calcul automatique est désactivé. Un bouton de réinitialisation apparaît alors à côté des champs pour revenir au calcul automatique.
À noter : c’est la Durée comptabilisée qui est utilisée dans l’export des participants.
Où ?
Choisissez le mode de participation :
- Présentiel : renseignez le Nom du lieu
- Distanciel : renseignez le Lien de la classe virtuelle externe, soit en le collant directement, soit en utilisant Générer le lien
La section Présentateurs doit également être renseignée lorsque la session comporte un live ou nécessite la signature des participants.
Attention au fuseau horaire
L’heure d’un créneau correspond à un instant précis. Elle est enregistrée à partir de l’heure de la machine utilisée lors de sa saisie, sans enregistrer de fuseau horaire avec le créneau.
Cela signifie que l’heure peut être affichée différemment selon l’endroit depuis lequel elle est consultée.
- Dans le back-office et l’application, l’heure affichée correspond au fuseau de l’appareil qui consulte la session.
- Dans les emails liés à la session et les exports, l’heure est affichée selon le fuseau horaire défini au niveau du compte, dans Paramètres d’heure locale par défaut. Paris est utilisé par défaut si aucun réglage spécifique n’a été défini.
Il s’agit toujours du même instant, mais son affichage peut donc varier selon le fuseau.
💡 Si des participants se trouvent dans plusieurs fuseaux horaires, indiquez le fuseau de référence dans la description de la session.
Ajouter un créneau
Le bouton Ajouter un créneau permet de créer rapidement une nouvelle séance à partir du dernier créneau.
Le nouveau créneau reprend :
- la durée
- les présentateurs
- le lieu
Sa date est automatiquement décalée d’un jour. Si le calcul tombe sur le week-end, celui-ci est ignoré : un créneau du vendredi sera par exemple suivi d’un créneau le lundi.
⚠️ Vérifiez toujours la date proposée avant de publier, notamment lorsque les créneaux sont espacés de plusieurs jours.
Le lien de classe virtuelle n’est pas copié
Pour une session en distanciel, le lien de classe virtuelle n’est pas repris du créneau précédent.
Chaque créneau doit disposer de son propre lien de réunion.
Si vous ajoutez un créneau en distanciel, pensez donc à renseigner son lien avant de publier la session.
Il n’existe pas non plus de système de récurrence automatique : chaque nouveau créneau doit être ajouté manuellement.
Ce que les créneaux multiples ne permettent pas
Un créneau ne peut pas couvrir deux jours
Un créneau possède une seule date de début et une seule date de fin.
Pour une séance qui s’étend sur deux jours, créez deux créneaux distincts.
Le premier créneau ne peut pas être supprimé
Le bouton de suppression apparaît uniquement à partir du deuxième créneau.
Le premier créneau est donc toujours conservé dans la session.
Ajouter un créneau à une session déjà commencée
Il est possible d’ajouter un créneau à une session qui a déjà commencé.
Si un créneau existant se termine dans moins de deux heures, un message d’avertissement apparaît :
« Vous vous apprêtez à ajouter un créneau à une session ayant déjà commencé »
Vous pouvez ensuite confirmer l’ajout.
L’édition en masse ne modifie pas tous les créneaux
Lorsque vous sélectionnez plusieurs sessions pour les modifier en même temps, certains paramètres peuvent être modifiés en masse :
- Statut
- Groupes d’accès
- Nombre max. de participants
- Début des inscriptions
- Fin des inscriptions
- Signature
- Langue
Les Date de début et Date de fin sont également proposées dans cette modification groupée.
⚠️ Pour les sessions à plusieurs créneaux, ces dates ne s’appliquent qu’au premier créneau de chaque session.
Un message d’avertissement, Modification de dates sur des sessions multi-créneaux, vous le rappelle avant de confirmer.
Pour modifier les autres créneaux, ouvrez directement chaque session.
Publier une session à plusieurs créneaux
Une fois la session configurée, utilisez Étape suivante, puis Publier la session.
La session passe alors au statut En ligne.
Vous pouvez toutefois enregistrer une session comme brouillon dès lors que la capsule et le nom de la session sont renseignés. Les créneaux ne deviennent obligatoires qu’au moment de la publication.
⚠️ La publication reste impossible tant qu’une condition obligatoire n’est pas remplie.
Le bouton Publier la session reste alors désactivé. En passant la souris dessus, une infobulle indique ce qui manque.
Pour publier une session à créneaux multiples, il faut notamment :
- au moins un créneau
- une date de fin postérieure à la date de début pour chaque créneau
- aucun chevauchement entre les créneaux
- un présentateur lorsque le créneau en nécessite un
- une adresse pour les créneaux en présentiel
- un lien de classe virtuelle pour les créneaux en distanciel