Évaluer une session : à chaud et à froid

⚠️ Prérequis : aucune option de compte n’est nécessaire.

⚠️ Droits requis : vous devez disposer des droits d’accès aux statistiques des capsules pour consulter les réponses. Pour en savoir plus, consultez Qui voit quelles statistiques.

Les questionnaires à chaud et à froid utilisent les mêmes formulaires. Seul leur moment d’envoi diffère. Ils se configurent sur la capsule : aucun réglage d’évaluation n’est disponible au niveau d’une session ou d’un parcours. Pour en savoir plus, consultez Les sessions.

Quand part chaque questionnaire

Le questionnaire à chaud s’affiche sur la page de fin de la capsule. Quand la capsule est rattachée à une session, il ne s’affiche qu’une fois la date de fin de la session dépassée.

Le questionnaire à froid est envoyé un certain nombre de jours après la réussite de la capsule par l’apprenant. Un apprenant qui consulte la capsule sans la réussir ne le reçoit pas.

Activer les questionnaires

Depuis l’éditeur de la capsule

Dans l’onglet Évaluation, vous pouvez configurer :

• le questionnaire à chaud, en activant l’option correspondante, puis en sélectionnant un formulaire à chaud ;

• l’option Rendre le questionnaire obligatoire : l’apprenant devra alors répondre au questionnaire avant de pouvoir quitter la capsule ;

• l’affichage de la note (étoiles) et du commentaire public en fin de capsule ;

• le questionnaire à froid, en activant l’option, puis en sélectionnant un Formulaire à froid et un Délai d’envoi ;

• les options Envoyer aussi au manager (N+1) et Lien de test

⚠️ L’activation d’un questionnaire à chaud désactive automatiquement l’affichage de la note et du commentaire public. Vous pouvez les réactiver depuis la section Affichage en fin de capsule.

Depuis les paramètres du compte

Accédez à Configuration > Personnalisation > Questionnaires pour :

• consulter les listes de Questionnaires à chaud et de Questionnaires à froid ;
• charger les modèles Qualiopi par défaut ;
• définir les paramètres d’envoi par défaut

Délais appliqués par défaut

Réglage	Compté depuis	Valeur appliquée
Délai par défaut à froid	la réussite de la capsule	30 jours
Première relance	l’envoi initial	7 jours
Seconde relance	l’envoi initial	14 jours
Fermeture du questionnaire	l’envoi initial	30 jours

Les échéances doivent respecter cet ordre chronologique. Le délai configuré directement sur une capsule prévaut sur le délai par défaut du compte.

Les relances cessent dès que l’apprenant répond : personne ne reçoit de rappel pour un questionnaire déjà envoyé. Un apprenant qui a refusé les notifications de la plateforme ne reçoit pas le questionnaire à froid.

⚠️ Le champ Fermeture du questionnaire affiche « 45 » en grisé. Il s’agit d’un exemple, et non de la valeur appliquée. Si vous ne renseignez rien, la fermeture est fixée à 30 jours après l’envoi initial.

Le questionnaire

Les questions sont créées dans l’éditeur de formulaires. Pour en mesurer la satisfaction, vous pouvez notamment utiliser les types de question suivants :

• Échelle linéaire (Likert) ;
• Note (étoiles) ;
• Net Promoter Score (NPS, de 0 à 10)

Le bouton Charger les modèles Qualiopi par défaut crée un modèle de questionnaire à chaud et un modèle à froid, disponibles en français et en anglais. Si ces modèles existent déjà, aucune nouvelle copie n’est créée.

Ce que reçoit l’apprenant

Questionnaire à chaud

Le formulaire s’affiche au bas de la page de fin de la capsule, avec les boutons Passer et Valider.

Si le questionnaire est obligatoire, le bouton Passer n’est plus disponible. L’apprenant doit envoyer ses réponses avant de pouvoir quitter la capsule.

Questionnaire à froid

L’apprenant reçoit :

• une notification sur son application;
• un e-mail

Ces communications portent le titre « Donnez-nous votre avis ». Dans l’e-mail, le bouton Donner mon avis ouvre le formulaire.

🔧 Côté administrateur. Depuis la liste des utilisateurs, un administrateur peut utiliser l’action Envoyer un questionnaire à froid pour déclencher un envoi manuel, en dehors du délai habituel. Cette action est disponible uniquement pour les apprenants actifs et uniquement pour les capsules ayant un questionnaire à froid configuré.

Consulter les réponses

Pour une capsule

Accédez à Statistiques > Contenus > Capsules, puis ouvrez la capsule concernée et sélectionnez l’onglet Évaluations chaud / froid.

Cet onglet n’est visible que si au moins un questionnaire est activé.

Le tableau affiche une ligne par apprenant, avec les colonnes suivantes :

• Apprenant ;
• E-mail ;
• Questionnaire à chaud ;
• Questionnaire à froid

Cliquez sur une ligne pour ouvrir le détail des réponses de l’apprenant, question par question.

Vous pouvez exporter les données :

• Au format CSV : cela télécharge l’ensemble du tableau affiché. Cette option reste indisponible tant qu’aucune ligne n’est présente.
• Exporter le formulaire disponible sur une ligne exporte les réponses d’un seul apprenant.

Vous pouvez filtrer le tableau par période ou groupe d’apprenants. Le sélecteur de colonnes permet également d’ajouter les champs supplémentaires, tels que le département ou le pays, lorsqu’ils sont renseignés.

Pour l’ensemble du compte

Accédez à Statistiques > Contenus > Évaluations chaud / froid.

Cette page liste les formulaires et affiche notamment :

• leur titre ;
• leur type ;
• le nombre de réponses ;
• le taux de réponse ;
• le score moyen ;
• la date de dernière mise à jour

Vous pouvez cliquer sur un formulaire pour consulter les réponses une par une, avec la capsule concernée et la date de réponse. Sélectionnez Retour aux formulaires pour revenir à la liste.

Les réponses ne sont pas anonymes : le nom et l’adresse e-mail des apprenants figurent dans le tableau et dans les exports.

Limites à connaître

Les options Envoyer aussi au manager (N+1) et Partager les résultats du questionnaire à froid avec le manager sont bien enregistrées, mais ne sont pas actuellement utilisées. Les managers ne reçoivent pas les questionnaires et ne peuvent pas consulter les réponses.

La fermeture d’un questionnaire met fin aux relances, mais n’empêche pas l’envoi d’une réponse. Toute réponse envoyée après cette date est enregistrée et comptabilisée.

Le score moyen prend uniquement en compte les questions de type Échelle linéaire (Likert) et Note (étoiles). Les questions NPS et les champs de texte libre ne sont pas inclus.

Les réponses des apprenants désactivés sont exclues du tableau et de l’export CSV. Contrairement à d’autres pages de statistiques, cette page ne propose pas de filtre permettant de les inclure.

Le piège du taux de réponse

Le taux de réponse ne compare pas le nombre de réponses au nombre total d’apprenants ciblés.

Il est calculé en divisant le nombre de questionnaires validés par le nombre de questionnaires validés ou passés. Les apprenants qui n’ouvrent jamais le questionnaire ne sont donc pas pris en compte. Par conséquent, un questionnaire ouvert puis validé une seule fois peut afficher un taux de réponse de 100 %.

Dans les statistiques, les Évaluations chaud / froid ne disposent pas du filtre Inclure les utilisateurs désactivés. Les réponses des apprenants désactivés sont exclues du tableau et de l’export CSV.

Pour aller plus loin

• Les sessions : définissez les dates qui conditionnent l’affichage du questionnaire à chaud
• La note d’une capsule : découvrez le fonctionnement des étoiles et du commentaire public, remplacés par le questionnaire à chaud
• Les notifications : découvrez les communications reçues par les apprenants et les options qu’ils peuvent désactiver
• Exports et reporting : exploitez les réponses en dehors de la plateforme