Générer des réunions Teams ou Google Meet

Lorsque vous connectez Microsoft Teams ou Google Meet à Beedeez, le panneau de création d’une session propose un bouton qui génère un lien de réunion et le renseigne dans le champ de la classe virtuelle. Vous n’avez plus à ouvrir Teams ou Meet dans un autre onglet pour créer la réunion, puis à recopier son lien.

Cette page décrit l’activation de l’intégration dans la configuration, la connexion d’un fournisseur, puis la génération du lien au moment où vous préparez une session.

Ce que fait l’intégration, et ce qu’elle ne fait pas

Le champ Lien de la classe virtuelle externe (Teams, Zoom, etc…) existe dans le panneau de session indépendamment de cette intégration. Vous pouvez toujours y coller manuellement le lien d’un outil de visioconférence, quel qu’il soit.

L’intégration ajoute un bouton à côté de ce champ. Ce bouton crée la réunion chez le fournisseur connecté et remplit le champ avec le lien obtenu. Le lien est généré lorsque vous cliquez sur ce bouton, pendant la préparation de la session, et non au moment de la publication. Le champ reste modifiable : vous pouvez remplacer le lien généré par un autre.

Cette intégration est distincte de la synchronisation d’agenda, qui dépose les sessions dans l’agenda des participants. Les deux s’activent séparément, dans le même écran de configuration. Le lien de réunion est renseigné sur la session même si la synchronisation d’agenda n’est pas activée.

Activer les réunions vidéo

⚠️ Prérequis : l’activation se fait dans la configuration de la plateforme, pour toute l’organisation. La connexion du fournisseur nécessite ensuite l’intervention d’un administrateur Microsoft 365 ou Google Workspace.

1. Ouvrez Configuration > Intégration > Services externes.
2. Repérez le bloc Intégration Sessions, puis la ligne Réunions vidéo.
3. Activez le bouton situé à gauche de Réunions vidéo.
4. Cliquez sur Configurer pour ouvrir la fenêtre de connexion des fournisseurs.

⚠️ Désactiver les réunions vidéo déconnecte les fournisseurs. Lorsque vous repassez le bouton Réunions vidéo sur inactif, Beedeez déconnecte Microsoft Teams et Google Meet. Il faudra refaire la connexion, avec la même autorisation administrateur, pour retrouver le bouton de génération dans les sessions.

Connecter un fournisseur

La fenêtre Fournisseurs de réunion présente Microsoft Teams et Google Meet. Chaque ligne indique son état : Connecté ou Non connecté.

⚠️ Un seul fournisseur peut être connecté à la fois. Beedeez l’indique dans la fenêtre : Un seul fournisseur peut être actif à la fois. Pour changer, déconnectez d’abord le fournisseur actuel. Tant qu’un fournisseur est connecté, le bouton de connexion de l’autre affiche Déconnectez le fournisseur actuel pour changer.

Microsoft Teams

⚠️ Prérequis : un administrateur Microsoft 365 doit approuver cette connexion. Beedeez le rappelle dans la fenêtre.

1. Cliquez sur Connecter un compte Microsoft.
2. Connectez-vous et accordez les permissions sur la page Microsoft vers laquelle vous êtes redirigé.
3. Revenez sur Beedeez. La ligne passe à Connecté et affiche la date sous la forme Connecté le suivi de la date, ainsi que le compte ayant autorisé la connexion sous la forme Autorisé par suivi de l’adresse.

Si la connexion échoue, Beedeez affiche Échec de la connexion pour les réunions Teams.

Google Meet

1. Cliquez sur Connecter un compte Google.
2. Connectez-vous et accordez les permissions sur la page Google vers laquelle vous êtes redirigé.
3. Revenez sur Beedeez et vérifiez que la ligne affiche Connecté.

Déconnecter un fournisseur

Utilisez Déconnecter sur la ligne du fournisseur concerné. Pour Microsoft Teams, Beedeez confirme avec Réunions Teams déconnectées avec succès. Si la déconnexion échoue, le message est Échec de la déconnexion des réunions Teams.

Déconnectez le fournisseur en place avant de connecter l’autre.

Générer le lien d’une session

Le bouton de génération apparaît dans le panneau de création ou de modification d’une session, à côté du champ Lien de la classe virtuelle externe (Teams, Zoom, etc…). Il s’affiche uniquement lorsque les réunions vidéo sont activées et qu’un fournisseur est connecté.

1. Créez ou ouvrez une session, puis choisissez le mode qui ouvre le champ de la classe virtuelle.
2. Cliquez sur Générer le lien, à droite du champ. Le champ est vide et affiche Entrez le lien ici tant qu’aucun lien n’est renseigné.
3. Attendez la fin de la génération. Le champ se remplit avec le lien de la réunion créée chez le fournisseur connecté.
4. Enregistrez la session.

Lorsque le champ contient déjà un lien, le bouton devient Régénérer le lien. Il crée alors une nouvelle réunion et remplace le lien existant.

⚠️ Régénérer remplace le lien. Si la session a déjà été communiquée aux apprenants, ceux qui ont conservé l’ancien lien n’arriveront pas dans la nouvelle réunion. Prévenez-les lorsque vous régénérez le lien d’une session déjà publiée.

Si la création échoue, Beedeez affiche Impossible de générer le lien de réunion. Veuillez réessayer. Le champ reste alors inchangé. Vous pouvez réessayer, ou coller un lien créé manuellement dans votre outil de visioconférence.

Vérifier que la génération fonctionne

Créez une session de test avec un lien généré, puis ouvrez ce lien depuis un compte apprenant plutôt que depuis le vôtre. Une réunion peut se comporter différemment pour un participant qui n’appartient pas à votre annuaire.

💡 Conseil : faites cette vérification juste après la connexion du fournisseur, avant de préparer une session destinée à de vrais apprenants.

Limites à connaître

⚠️ Les règles de votre organisation s’appliquent à la réunion. Beedeez crée la réunion chez votre fournisseur, avec les paramètres de votre tenant Microsoft 365 ou de votre Google Workspace. Si votre politique interne restreint les participants externes, un apprenant hors annuaire peut être bloqué à l’entrée de la réunion. Cette restriction vient du fournisseur, pas de Beedeez.

⚠️ Beedeez ne récupère pas les données de présence de la réunion. Les informations de connexion et de durée restent dans Teams ou dans Meet. Le suivi de présence des apprenants se gère dans Beedeez, indépendamment de la réunion.

⚠️ La connexion dépend de l’autorisation accordée chez le fournisseur. Si un administrateur Microsoft 365 ou Google Workspace retire l’autorisation, Beedeez ne peut plus créer de réunions. Vérifiez cette connexion lorsque l’administrateur qui l’a mise en place quitte l’organisation ou change de rôle.