Télécharger un export à la demande

Un export à la demande transforme le tableau que vous avez sous les yeux en fichier tableur. Vous cliquez, le fichier arrive dans vos téléchargements. Ce que vous obtenez dépend entièrement de l’écran, des filtres et des colonnes du moment, ce qui explique que deux personnes exportant « la même » liste repartent avec deux fichiers différents.

Les exports lancés depuis l’onglet Statistiques, panneau Options avancées d’export compris, sont décrits dans Exports et reporting. Cette page traite du fichier lui-même, et des exports situés hors de cet onglet.

Où se trouve le bouton

Le bouton d’export n’affiche pas de texte : c’est une icône placée à droite de la recherche, dans la barre de filtres, dont l’infobulle indique Exporter. C’est la même barre de filtres qui est réutilisée d’un écran à l’autre, si bien que le bouton se trouve au même endroit partout où il existe.

Hors de l’onglet Statistiques, vous le rencontrerez notamment sur :

• Utilisateurs/Groupes > Liste des utilisateurs ;
• Utilisateurs/Groupes > Liste des groupes.

D’autres écrans construits sur cette même barre de filtres en disposent également, par exemple les listes de contenus, de sessions, de certificats ou de demandes de formation. Fiez-vous à la présence de l’icône plutôt qu’à une liste d’écrans.

Le bouton d’export n’a pas de droit qui lui soit propre : si le tableau s’affiche, il s’exporte. Les écrans de Utilisateurs/Groupes supposent en revanche un Droits de diffusion donnant accès aux groupes, par exemple Accès à tous les groupes ou Restreindre à certains groupes.

Lorsque le tableau ne contient aucune ligne, le bouton reste visible mais inactif. Filtrez autrement pour obtenir des résultats avant d’exporter.

Ce que vous récupérez

Un fichier .xlsx, fabriqué par votre navigateur et téléchargé aussitôt. Aucun envoi par courriel, aucun dépôt sur un serveur, aucune trace conservée dans la plateforme.

Le nom est composé pour vous : le rapport, puis l’horodatage, dans la langue du back-office. La liste des utilisateurs produit ainsi un fichier Apprenants-Global-… en français et Learners-Global-… en anglais, la liste des groupes un fichier Liste-des-groupes-…. À l’ouverture, la ligne d’en-tête est figée et les filtres du tableur sont déjà posés.

Ce que contient le fichier

Le tableau affiché, tel quel : les filtres actifs, période et groupes compris, la recherche en cours, les colonnes que vous avez choisies dans leur ordre d’affichage, et le tri de la colonne active. Toutes les lignes chargées y sont, pas seulement celles visibles à l’écran, et aucun plafond de lignes ne s’applique.

⚠️ Les colonnes qui ne contiennent qu’un bouton ou une icône sont retirées du fichier, comme la colonne de prise en main d’un compte dans la liste des utilisateurs.

Exporter les données personnelles d’un apprenant

C’est un export à part, qui ne passe pas par la barre de filtres. Ouvrez la fiche d’un apprenant, puis Éditer les données utilisateur. Le pied de la fenêtre porte un bouton Exporter qui produit un PDF des données personnelles de cette personne.

⚠️ Ce bouton dépend du droit Accès complet aux données utilisateur. Ce droit s’applique sans tenir compte de vos restrictions de groupes : il donne accès aux données de n’importe quel apprenant du compte.

Exporter la liste des autorisations

Sur la page Autorisations, le bouton Exporter la liste des autorisations produit un fichier des accès accordés au back-office. Utilisez-le pour vérifier qui dispose encore d’un accès et à quel titre.

Si votre compte utilise des départements, le périmètre suit la page depuis laquelle vous exportez : depuis le compte parent, vous obtenez les autorisations de l’ensemble des départements ; depuis un département, celles de ce département et de ceux qui lui sont rattachés.

Ce que l’export à la demande ne fait pas

• Il ne programme rien. Chaque fichier demande un clic humain.
• Il ignore les lignes cochées. Les cases servent aux actions de masse, jamais à réduire un export.
• Il ne transmet pas votre filtre. Un collègue qui rejoue « le même » export obtient un autre fichier.
• Il ne mémorise pas votre configuration. Seul l’export composé s’enregistre comme modèle.

Deux exports portent le même nom

L’export de Statistiques > Apprenants / Groupes > Apprenants et celui de Utilisateurs/Groupes > Liste des utilisateurs produisent tous les deux un fichier Apprenants-Global-…, alors que leurs colonnes n’ont rien à voir. Renommez le fichier à la réception, sinon le second remplace le premier dans votre dossier de téléchargements.

⚠️ Le fichier quitte le périmètre de la plateforme. Un export nominatif n’obéit plus à vos droits d’accès ni à vos durées de conservation. Notez à côté de lui qui l’a produit et avec quel filtre : trois semaines plus tard, un export sans son filtre est impossible à reproduire.

Ce qui le distingue du dépôt SFTP

Un export à la demande, c’est un clic, un fichier, votre périmètre du moment. Le dépôt SFTP, c’est le même fichier, au même format, au même endroit, sans personne devant l’écran. Si vous produisez régulièrement le même export à la main, le dépôt programmé évite l’oubli et l’écart de filtre.

Pour aller plus loin

• Exports et reporting : tous les boutons d’export de l’onglet Statistiques et ce que chacun sort.
• Reporting SFTP automatisé : le dépôt programmé, quand le besoin se répète.
• Formats de reporting : les formats attendus par les systèmes de gestion de formation courants.
• Qui voit quelles statistiques : pourquoi deux personnes exportent deux fichiers différents.
• Sécurité, RGPD et informations légales : ce que vous devez au fichier une fois qu’il est sorti.