Synchronisation de l’agenda avec Outlook et Google Calendar

Cette fonctionnalité vous permet de synchroniser automatiquement les sessions de formation avec le calendrier professionnel de vos utilisateurs (Outlook ou Google Calendar). Les événements sont créés, mis à jour ou supprimés en temps réel, et vous pouvez suivre les réponses des participants (acceptation ou refus) directement dans Beedeez.

À quoi ça sert

Sans synchronisation d’agenda, les invitations aux sessions sont envoyées par email, mais les créneaux ne sont pas réellement bloqués dans le calendrier tant que l’email n’est pas ouvert. Avec cette fonctionnalité :

• Les événements s’ajoutent automatiquement au calendrier Outlook ou Google dès que l’utilisateur est inscrit
• Les mises à jour des sessions (titre, horaire, lieu) sont reflétées en temps réel dans le calendrier
• Les suppressions et annulations de sessions suppriment l’événement du calendrier
• Vous voyez immédiatement si un participant a accepté ou refusé l’invitation

Conditions préalables

Pour chaque utilisateur

• Une adresse email valide associée à un compte professionnel
• Un calendrier Outlook (Microsoft 365) ou Google Workspace activé et accessible

Pour votre organisation

• Un environnement Microsoft 365 centralisé (pour Outlook) ou Google Workspace (pour Google Calendar)
• Un administrateur autorisé à configurer l’intégration

Note : La configuration se fait une seule fois au niveau de l’organisation, pas par utilisateur.

Configurer la synchronisation avec Outlook

1. Accédez à Configuration > Services externes > Synchronisation calendrier
2. Cliquez sur Connecter Microsoft 365 dans la section Outlook
3. Une fenêtre de consentement administrateur s’ouvre : acceptez les permissions demandées
4. Une fois connecté, activez le bouton Activer la synchronisation pour démarrer la sync
5. Vous pouvez tester la connexion avec le bouton Tester la connexion

Configurer la synchronisation avec Google Calendar

1. Accédez à Configuration > Services externes > Synchronisation calendrier
2. Dans la section Google Calendar, entrez le domaine de votre organisation (exemple : monentreprise.com)
3. Optionnellement, fournissez une adresse email de test pour vérifier la configuration
4. Cliquez sur Vérifier et connecter
5. Une fois connecté, activez le bouton Activer la synchronisation

Tip : Vous ne pouvez connecter qu’une seule plateforme à la fois. Si Outlook est déjà connecté, vous devez d’abord le déconnecter pour utiliser Google Calendar.

Fonctionnalités de synchronisation

Actions dans Beedeez → Effets dans le calendrier

• L’utilisateur s’inscrit à une session → Un événement est créé immédiatement dans son calendrier
• Une session est modifiée → L’événement est automatiquement mis à jour
• Une session est annulée → L’événement est supprimé du calendrier
• Un participant est ajouté/retiré → La liste des participants est mise à jour

Réponses du calendrier → Statuts dans Beedeez

Quand un utilisateur répond à l’invitation depuis son calendrier (Accepté, Refusé), son statut est automatiquement enregistré et visible dans l’onglet Participants de la session.

Portée fonctionnelle

La synchronisation fonctionne pour :

• Les sessions pour les apprenants
• Les sessions pour les formateurs

Déconnecter une plateforme

1. Allez à Configuration > Services externes > Synchronisation calendrier
2. Cliquez sur Déconnecter à côté de la plateforme concernée
3. La synchronisation est immédiatement arrêtée

Note : Les événements créés précédemment restent dans les calendriers des utilisateurs, mais ne seront plus mis à jour automatiquement.