Traineez - Tout savoir sur la Configuration de votre compte !
Bienvenue sur le Traineez dédié à la Configuration ! Ici, on vous explique comment personnaliser votre plateforme, comment activer ou désactiver les options et les fonctionnalités de Beedeez !
Source: https://support.beedeez.com/fr/traineez-administrateur-configuration
Traineez - Tout savoir sur la Configuration de votre compte !
Bienvenue sur le Traineez dédié à la Configuration ! Ici, on vous explique comment personnaliser votre plateforme, comment activer ou désactiver les options et les fonctionnalités de Beedeez !
Sommaire - Durée : 48 min
À l'issue de ce Traineez, vous serez en mesure de :
- Paramétrer votre plateforme c'est-à-dire de comprendre et d'activer les fonctionnalités pertinentes selon votre usage
- Personnaliser graphiquement votre plateforme apprenants
Pré-requis : ce qu'il faut savoir sur la configuration et comment y accéder
⚠️ L'onglet Configuration ⚙️ est réservé aux administrateurs de la plateforme. Il faut donc avoir les accès suffisant sur votre back-office. Pour en savoir plus, cliquez ici.
L'onglet "Configuration" vous permet de :
- configurer le comportement attendu sur votre plateforme
- d'activer ou désactiver certaines fonctionnalités, notamment tout ce qui concerne le social learning.
- de définir votre charte graphique
Pour y accéder, vous pouvez cliquer sur l'icône rouage ⚙️ en haut à droite de votre Back-Office.
⚠️ Dans le cadre d'une hiérarchie, tous les paramétrages réalisés au niveau de l'onglet "Configuration" sont communs à l'ensemble des départements.
N'oubliez pas de sauvegarder à chaque fois que vous faites une modification. Une fois sauvegardé, vous pourrez instantanément voir vos modifications sur la plateforme.
L'onglet « Options générales »
L'onglet "Options générales" concerne des paramétrages globaux. Vous retrouverez dessus :
- Paramètres de la langue par défaut : il s'agit ici de la langue par défaut dans laquelle seront créés vos contenus (capsules, parcours, catégories, etc.).
Elle est modifiable à tout moment, mais ce ne sera pas rétroactif sur vos contenus déjà créés.
👉 Pour en savoir plus sur la langue par défaut, cliquez ici.
- L'email de support : très important puisqu'il s'agit de l'email qui permettra à vos apprenants de vous contacter au besoin, directement depuis la plateforme (par exemple, s'ils ne trouvent pas un contenu).
Nous vous recommandons fortement de créer une adresse générique pour l'ensemble de votre équipe, plutôt que de mettre une adresse mail personnelle.
👉 Pour en savoir plus sur l'email de support, cliquez ici.
- Gestion du hors-ligne : Vous avez la possibilité de paramétrer une taille par défaut de cache pour vos apprenants sur la partie application, afin qu'ils puissent faire des contenus même s'ils n'ont pas accès à internet. Les apprenants peuvent ensuite la modifier depuis la plateforme apprenants s'ils le veulent.
👉 Pour en savoir plus sur le mode hors-ligne, cliquez ici.
-
Gestion des appareils : selon vos besoins et vos populations, plusieurs modes de gestion des appareils peuvent être activés :
- Appareils personnels : c'est le cas de figure le plus courant et le mode par défaut, vos apprenants utilisent chacun leur appareil, qu'il soit pro ou perso.
- Appareils partagés : ici, l'intégralité de vos apprenants utilise des appareils partagés, (avec donc plusieurs apprenants travaillant sur un même téléphone, ordinateur ou une même tablette). Ce paramétrage permet de gérer au mieux cette situation avec un système de demande de reconnexion / déconnexion automatique après un certain temps d'inactivité.
-
- Appareils mixtes : dans ce cas de figure, vous avez à la fois des apprenants partageant un appareil, et également une population qui possède son appareil personnel. Dans ce cas, le mode personnel est activé par défaut, mais chaque appareil peut être individuellement basculé en partagé depuis les paramètres de l'application pour bénéficier du paramétrage adéquat.
👉 Pour en savoir plus sur le mode de gestion des appareils, cliquez ici.
- Informations Légales : Elles sont indispensables à votre projet. Pour les configurer, il faut cliquer sur "Configurer les informations légales". Vous pourrez alors ajouter vos Conditions Générales d'Utilisation (CGU), ajouter des URLS vers celle-ci (si elles sont stockées sur votre site, par exemple), et bien sûr paramétrer leur validation pour vous assurer du bon usage de vos apprenants. dans le cas où vous avez des populations internationales vous pouvez également les traduire.
⚠️ Dans le cadre du RGPD, il est fortement recommandé d'ajouter des CGUs. Dans le cadre d'une marque blanche, les CGU font d'ailleurs partie des éléments obligatoires demandés par les Stores pour la publication de votre application.
💡 Si besoin, voici un exemple de trame de CGU. Nous vous invitons à retravailler cet exemple afin de l'adapter à vos besoins.
👉 Pour en savoir plus sur les CGU, cliquez ici.
L'onglet « Social Learning »
C'est au niveau de cet onglet que vous allez pouvoir paramétrer le type d'interactions entre vos apprenants que vous souhaitez avoir, et le niveau de liberté que vous souhaiter leur laisser.
Onglet "Contenu utilisateur"
C'est à cet endroit que vous allez choisir le type de contenu utilisateur qui pourra être créé depuis votre plateforme apprenants, et qui peut en créer.
- Tips : C'est au niveau de cet onglet que vous allez pouvoir paramétrer les contenus de type tips. Il s'agit d'un paramétrage préalable et obligatoire, si vous souhaitez pas la suite laisser la posssibilité à vos apprenants de créer des tips. Vous pourrez choisir par la suite à quel endroit ils ont la possibilité de le faire (flux global, ou communauté, que nous verront juste après).
💡 Les tips sont des posts créés directement sur la plateforme apprenants. Il en existe plusieurs sorte :
-
- Les Tips informations, c'est-à-dire un post au format visuel/texte
- Les Tips video, c'est-à-dire un post au format video/texte
- Les Tips question, c'est-à-dire un post sous format de questions posée par un apprenants, à laquelle les autres apprenants peuvent venir répondre. L'apprenant ayant posé le tips question pourra alors certifier la réponse la plus pertinente, pour l'épingler aux autres apprenants.
Il peut s'agir de partage de bonnes pratiques, de sujets de veille, etc. Voici ce à quoi ressemblent les tips :
Pour chacun de ces tips, vous pourrez paramétrer le fait de devoir "soumettre à validation" ou non la publication de ses tips ainsi que la possibilité de décider qui à la possibilité de poster chacun de ces tips.
👉 Pour en savoir plus sur la Configuration des tips, cliquez ici.
- Interactions utilisateurs : celles-ci vont permettre à vos apprenants de laisser leurs impressions et d'échanger via des commentaires sur différents contenus : les tips d'information, tips vidéo, les différentes actualités du flux (global et rattaché à des communautés), ainsi que sur les capsules. Cela se matérialise de deux manières : les réactions (qui permettront à vos apprenants de laisser une réaction "J'aime" ou "Utile" sur un contenu) ainsi que les commentaires
👉 Pour en savoir plus sur les interactions, cliquez ici.
👉 Si vous souhaitez désactiver les commentaires au niveau d'une capsule, c'est tout à fait possible. Pour en savoir plus, cliquez ici.
- Suggestion de quiz : Allez plus loin dans l'interaction aves vos apprenants et laissez leur la possibilité de suggérer des quizs sur des casules, directement depuis la plateforme apprenants. Vous pourrez ensuite depuis le back-office les approuver, les modifier ou non.
👉 Pour en savoir plus sur la suggestion de quiz, cliquez ici.
- Partage de contenu : Cette option vous permet de pousser vos apprenants à faire circuler votre contenus entre eux, et ainsi à développer l'échange de connaissances entre apprenants. Il est possible de partager une capsule ou un tips à un ou plusieurs autres apprenants, directement depuis la plateforme apprenants.
👉 Pour en savoir plus sur le partage de contenu, cliquez ici.
Onglet "Flux"
C'est sur cet onglet que vous allez pouvoir paramétrer votre flux principal. Le flux est un fil d'actualité commun à l'ensemble ou à certains apprenants de votre plateforme apprenants, sur lequel vous allez pouvoir paramétrer un certain nombres d'encarts (dont les tips).
👉 Pour en savoir plus sur le flux, cliquez ici.
Sur le flux, vous pouvez décider :
-
- Qui peut voir le flux : "Tout le monde" afin que l'ensemble de vos apprenants puissent y accéder ou vous pouvez également choisir de restreindre la visibilité du flux aux apprenants de certains groupes.
- Qui peut publier quel(s) type(s) de tips : vous pouvez laisser à vos apprenants la possibilité de créer des tips sur votre flux principal, que ce soient des tips d'information, tips question ou tips vidéo.
💡 Pour pouvoir activer les tips au niveau du flux principal, il faut les avoir activés au préalable, comme indiqué plus haut.
-
- Les encarts que vous activez sur le flux : en fonction de ce que vous activez, cela vous permettra d'avoir une communication sur vos nouveaux contenus, de pousser la mémorisation, de mettre en avant le classement etc. Une fois activé, ces widgets se publient automatiquement.
👉 Pour en savoir plus sur les widgets qu'il est possible d'activer, cliquez ici.
L'onglet "Communauté"
C'est sur cet onglet que vous allez pouvoir activer le fait de pouvoir créer des communautés sur votre plateforme. Une communauté correspond à un groupe d'apprenant pour lequel un flux leur est dédié. Pour chaque communauté, vous aurez également la possibilité de personnaliser :
- qui peut poster des tips parmi les apprenants de la communauté, et quel type de tips
- les encarts qui seront activés sur le flux de cette communauté
Un apprenant peut tout à fait appartenir à plusieurs communautés. Vous pouvez organiser vos communautés autour de thématique liés à des métiers, autour de compétences, autour de l'onboarding, etc.
💡 Pour pouvoir activer, les tips au niveau d'une communauté, il faut les avoir activés au préalable, comme indiqué plus haut.
👉 Pour en savoir plus sur les communautés, cliquez ici.
L'onglet "Apprendre Ensemble"
Vous retrouvez sur cet onglet les paramétrages qui ont trait aux autres fonctionnalités sociales de Beedeez, à savoir :
- Le Live : Le Live vous permet de réaliser une capsule quiz en synchrone avec certains de vos apprenants. Cela permet d'animer vos sessions en présentiel en y ajoutant une touche d'émulation, et de revenir sur certains points si besoin ! Vous pouvez ici activer le live en cochant la case, et choisir qui a la possibilité de lancer un Live directement depuis la plateforme apprenants
👉 Le Live est une fonctionnalité sous option. Pour en savoir plus sur cette fonctionalité, cliquez ici.
- Profil utilisateur : Si vous cochez la case et activez le profil utilisateur, vos apprenants auront la possibilité de cliquer sur le nom d'apprenants et de se retrouver sur son profil. Ils y retrouveront notamment l'ensemble des tips créés par cet apprenants.
👉 Pour en savoir plus sur le profil utilisateur, cliquez ici.
- Classement : si vous cochez cette case, vous activez les classements sur votre plateforme au niveau des capsules et des groupes d'apprenants. Cela permet de pousser l'émulation, notamment dans le cadre de challenge. (Vous pouvez ensuite personnaliser le type de classement, voire le désactiver ponctuellement au niveau de capsules & de groupes directement.)
👉 Cliquez ici pour en savoir plus sur les classement des capsules, et ici pour les classement d'un groupe.
L'onglet « Affichage du contenu »
C'est au niveau de cet onglet que vous allez pouvoir paramétrer votre catalogue et ce qui s'affichera sur l'onglet "Pour moi" de votre plateforme apprenants.
- Explorer : Cocher cette case vous permet d'activer l'onglet "Explorer" qui correspond au catalogue, sur lequel vous retrouvez vos contenus (capsules, tips, parcours) organisées par catégories. Cela permet d'ordonner vos contenus par thématique.
👉 Pour en savoir plus sur le catalogue, cliquez ici.
- Widgets de la page d'acceuil : permet de moduler la page "Pour moi" pour adapter votre page d'accueil à vos usages. Vous pourrez y activer les widgets de votre choix pour mettre en avant des capsules, les auteurs, les classements, afficher des parcours recommandés et d'autres choses encore !
👉 Pour en savoir plus sur les widgets de l'onglet "Pour moi", cliquez ici.
- Paramètres de contenu : Vous pouvez choisir ici d'activer la lecture automatique des videos, afin d'éviter à vos apprenants d'avoir à cliquer sur le bouton "Play", et d'afficher les contributeurs au niveau de chaque capsule.
L'onglet « Gamification »
C'est sur cet onglet que vous allez pouvoir paramétrer l'ensemble de vos badges. Ceux-ci sont un éléments essentiels des mécanismes d'engagement de la plateforme. Ils permettent de valoriser les actions réalisées par vos apprenants sur la plateforme, et ont pour objectif des les pousser à prendre en main la plateforme et à faire des contenus !
Vous avez la possibilité de personnaliser vos badges, afin de faire en sorte qu'ils soient le plus engageant et le plus homogène possible avec votre charte graphique.
👉 Pour en savoir plus sur la personnalisation des badges, cliquez ici.
L'onglet « Personnalisation »
Onglet "Personnalisation générale"
C'est ici que vous allez pouvoir paramétrer votre charte graphique ainsi que des paramétrages généraux. Nous vous recommandons de bien harmoniser l'ensemble des éléments afin de créer un environnement cohérent et engageant pour vos apprenants.
Personnalisation graphique de votre plateforme apprenants (couleurs de base de votre plateforme ou encore thème à contraste élevé, plus accessible, visuels (logo, bannières) et avatars), nom de votre plateforme, ou encore options concernant la personnalisation des profils des apprenants (photo et Alias)...
👉 Pour en savoir plus sur la personnalisation graphique et globale de votre plateforme, cliquez ici.
💡 Dans le cadre d'une hiérarchie avancée, vous avez la possibilité de personnaliser ces éléments par départements. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Onglet "Menu"
Choisissez votre page d'accueil par défaut : sélectionnez quelle sera la page d'accueil par défaut, c'est à dire la page sur laquelle vos apprenants arrivent lorsqu'ils se connectent sur la plateforme :
-
- "Contenu", c'est à dire l'onglet "Pour moi", si vous souhaitez mettre en avant vos contenus en fonction des contenus mis à la une, par exemple, et les avatars de vos apprenants. Vous aurez la possibilité de plus personnaliser cette page à travers les widgets.
- "Flux" : si vous souhaitez mettre en avant le côté social learning de votre plateforme
- "Explorer" si vous souhaitez mettre en avant l'intégralité de votre catalogue de formation.
⚠️ _Pour sélectionner "Flux" ou "Explorer", il faut avoir préalablement activé ces fonctionnalités, comme vu plus hau_t.
Réorganiser votre menu : Vous pourrez également personnaliser le menu en choisissant les items que vous souhaitez faire apparaitre, et leur ordre d'affichage.
👉 Pour en savoir plus sur le menu et sa personnalisation, cliquez ici.
Onglet "Emails"
Sur cet onglet, vous pouvez personnaliser la bannière qui apparaitra dans tous les emails envoyés depuis Beedeez. Vous pouvez également pré-visualiser l'ensemble des emails susceptibles d'être envoyés depuis Beedeez (en français et en anglais).
👉 Pour en savoir plus sur la bannière de l'email, cliquez ici.
Onglet "Application marque blanche"
⚠️ Cet onglet n'est visible que si vous avez pris l'option Marque blanche.
Une marque blanche permet d'aller encore plus loin dans la personnalisation de votre plateforme, afin que celle-ci colle le plus possible à votre marque employeur. Elle est également nécessaire pour prendre certaines options supplémentaires (système d'authentification propre à l'entreprise, etc.)
C'est sur cet onglet que vous allez pouvoir rentrer l'ensemble des éléments nécessaires à la création de votre application en marque blanche : attention à bien lire les petits i associés aux éléments et à bien respecter les format.
👉 Pour en savoir plus sur l'ensemble de ces éléments, cliquez ici.
⚠️ Une fois votre application en marque blanche créée, les modifications ne sont pas appliquées en temps réels puisque cela nécessitera une nouvelle version de l'application.
L'onglet « Integrations »
Sur cet onglet, vous retrouvez la gestion de l'ensemble des outils externes intégrés sur Beedeez, mais également des éléments nécessaires à vos intégrations techniques, s'il y en a.
⚠️ Ne modifiez pas ces éléments
- LMS : il s'agit des paramétrages nous permettant de nous interfacer avec votre LMS, si l'option a été souscrite. Prenez garde à ne pas modifier ces éléments.
- SIRH : il s'agit des paramétrages nous permettant de nous interfacer avec votre SIRH, si l'option a été souscrite. Prenez garde à ne pas modifier ces éléments. C'est ici aussi que vous allez pouvoir voir la date du dernier import de fichiers contenant vos apprenants, ainsi que si celui-ci a été importé avec succès, ou s'il est en statut "Échec".
-
Authentification : il s'agit des paramétrages nous permettant de nous interfacer avec votre système d'authentification avancé (SSO, SAML...), si l'option a été souscrite. Prenez garde à ne pas modifier ces éléments.
-
Services externes : ici, vous allez pouvoir activer ou désactiver les onglets en lien avec les outils externes intégrés par Beedeez :
- Deepl : cet outil va vous permettre de traduire aisément vos capsules.
- Canva : Cet outil va vous permettre de créer facilement des visuels engageants !
- Excalidraw : Cet outil va vous permettre de créer de dessigner des visuels impactants !
- Open AI : Cet outil vous permet d'utiliser la génération automatique de quiz.
Ils sont tous activés par défaut. Pour les désactiver, décocher les cases.
Conclusion
C'est tout pour ce Traineez ! Vous voilà maintenant capables de maitriser l'ensemble des configurations de votre plateforme apprenants.
💡 Des questions subsistent ?
- N'hésitez pas à consulter nos articles de connaissances sur toutes les fonctionnalités en lien avec ce sujet. Vous pouvez également consulter les autres Traineez à dispositions.
N'attendez plus pour devenir maître du back-office ;)