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Comment onboarder vos apprenants de manière efficace ?

Que cela soit au lancement de votre plateforme ou encore pour l'intégration d'une nouvelle population, l'onboarding est un sujet à ne pas rater. On vous explique tout ici !

Source: https://support.beedeez.com/fr/onboarder-ses-apprenants

Comment onboarder vos apprenants de manière efficace ?

Que cela soit au lancement de votre plateforme ou encore pour l'intégration d'une nouvelle population, l'onboarding est un sujet à ne pas rater. On vous explique tout ici !​

Sommaire :​

Pourquoi l'onboarding est-il important ?​

L'onboarding consiste à intégrer un nouveau collaborateur dans l'entreprise, à compter de son embauche et continue après son arrivée. Il comporte plusieurs avantages : réussir l'intégration des nouvelles recrues et favoriser leur engagement, transmettre les bonnes connaissances dès les premiers pas du collaborateur dans l'entreprise, permettre une arrivée tout en douceur et les garder sur le long terme...

Au-delà de son enjeu d'engagement du nouveau collaborateur au sein de l'entreprise, l'onboarding sera également le moment clé pour installer votre plateforme de formation dans ses usages du quotidien, et faire de votre nouvel arrivant un utilisateur actif sur le long terme.

Quelle stratégie adopter ?​

Quelques conseils pour piloter votre stratégie d'onboarding et assurer une bonne intégration de vos nouveaux collaborateurs.

Prévoyez un onboarding adaptable et polyvalent

Pensez onboarding flexible ! Aujourd'hui, les collaborateurs peuvent travailler à la fois en présentiel et en distanciel : votre onboarding doit pouvoir s'adapter à ces deux modes de travail. Vous pouvez tout à fait imaginer un onboarding qui serait à suivre des deux manières, pour une expérience en blended learning. Digitaliser une partie de votre onboarding, c'est aussi un moyen de se concentrer sur l'humain lors des moments en présentiel.

Vous n'avez pas à attendre l'arrivée d'un nouveau collaborateur pour démarrer son onboarding ! Dès son embauche, il sera tout à fait possible de l'inscrire à votre plateforme de solution pour lui diffuser des contenus qui le prépareront à son arrivée : quelles sont les informations primordiales à connaître pour son premier jour ? Un dresscode particulier ? Quelque chose à ramener ? Comment trouver les nouveaux locaux et où se rendre à son arrivée ? Cela permettra à vos nouveaux arrivants de se sentir bien encadrés et accueillis et d'éviter tout stress du premier jour.

Par souci de clarté, centralisez les informations au même endroit : vos nouveaux collaborateurs pourront y accéder simplement, et y revenir rapidement si besoin. Il est important d'informer de manière claire et de ne pas rendre le processus d'onboarding trop complexe avec des mécanismes lourds : cela risquerait de perdre vos nouveaux arrivants et de compliquer leur bonne intégration. Quelle est l'histoire de l'entreprise et son fonctionnement ? Quel est l'interlocuteur à privilégier sur tel ou tel sujet ? Comment fonctionne le portail pour accéder aux locaux ? Quels sont les documents à fournir aux RH ? Comment bénéficier de la mutuelle d'entreprise ? et autres sont des sujets qui peuvent être intégrés à votre parcours d'onboarding.

Dans votre onboarding, prévoyez du contenu pour les nouveaux arrivants, mais pensez également aux collaborateurs déjà présents dans l'entreprise et qui pourraient être à ré-onboarder (un changement de fonction, un retour après une absence prolongée... etc). 

 👉 D_écouvrez comment créer une session en blended learning avec l'option Live via cet article._

👉 Pour en savoir sur comment mettre en place une formation en blended learning, consulter l'article dédié en cliquant ici.

💡 Concrètement ? Prévoyez par exemple un parcours dédié à l'onboarding sur votre plateforme, facilement identifiable de vos apprenants.

Pensez engagement et gamification

En prévoyant votre onboarding, pensez à toutes les différentes populations qui pourront y participer, et à leurs spécificités : il est important de proposer un parcours personnalisé à l'expérience de chaque apprenant, dans le but d'améliorer l'expérience utilisateur et de diffuser les bons contenus, au bon moment ! Par exemple, quelqu'un qui travaille au siège aura un onboarding différent d'une personne travaillant en magasin.

Pensez un onboarding ludique, gamifié en engageant : il s'agit de l'une des premières tâches d'un collaborateur à son arrivée, c'est donc le moment de mettre le paquet pour donner une bonne image de votre entreprise, booster votre marque employeur, et permettre à vos collaborateurs de se projeter sur le long terme avec vous : plusieurs fonctionnalités existent pour vous y aider.

En parallèle, il est important d'animer et de communiquer régulièrement pendant votre onboarding : faites l'état des lieux des moyens de communication à votre disposition, et utilisez-les à leur plein potentiel ! Vous disposez également d'un bon nombre de fonctionnalités qui vous permettront de communiquer via l'outil.

N'oubliez pas que c'est lors de l'onboarding que vous pourrez déjà transmettre les bonnes habitudes à vos apprenants : leur démontrer l'utilité de leur plateforme social learning dès leur arrivée, c'est en faire un réflexe tout au long de leur vie dans l'entreprise, et donc des utilisateurs engagés sur le long terme !

💡 Concrètement ? Ne négligez pas la partie quiz, et prévoyez un vrai planning de communication dédié à l'onboarding des collaborateurs.

Analysez les retombées de votre onboarding, récoltez des retours, et adaptez-le en fonction

Pensez à découper vos sessions d'onboarding en groupes d'apprenants pour en faciliter le suivi ! Ces groupes peuvent s'articuler selon la date d'arrivée, l'équipe, ou encore selon les besoins en onboarding.

C'est ce découpage qui vous permettra ensuite de suivre de près l'évolution et les retombées de votre parcours d'onboarding via les statistiques, pour en tirer les conclusions nécessaires. En un clic, vous pourrez filtrer vos stats sur les sessions de nouveaux arrivants qui vous intéressent.

Aussi, n'hésitez pas à récolter les avis et les impressions de vos apprenants : ils vous permettront d'ajuster et d'améliorer continuellement votre onboarding, pour une expérience de plus en plus optimale.

👉_Pour en savoir plus sur comment lire et exploiter les statistiques sur Beedeez, cliquez ici._ 

💡 Concrètement ? Créez des groupes dédiés à vos sessions d'onboarding, qui en plus de pouvoir gérer la distribution de contenus au millimètre, vous permettront également de cibler l'animation et de récolter des statistiques précises.

Fonctionnalités à votre disposition

De nombreuses fonctionnalités sont à votre disposition sur Beedeez afin de vous épauler et vous permettre d'onboarder simplement vos nouveaux arrivants. Celles-ci vous permettront d'augmenter ce procédé parfois lourd, avec des parcours interactifs ou encore une touche de compétition. 

Établir votre parcours d'onboarding

  • Les options d'accessibilité et/ou de visibilité des capsules : jouez sur les différentes options qui vous sont offertes pour organiser des challenges ou attiser la curiosité de vos apprenants. Quelques suggestions :

    • Faites des parcours linéaires : vous pourrez de cette manière faire respecter un certain ordre dans la découverte des capsules qui les composent !
    • Cachez une ou plusieurs capsules accessibles uniquement par QR Code dans vos locaux pour en organiser la visite par vos nouveaux arrivants.
    • Programmez vos capsules à l'avance pour que votre onboarding se déroule de manière autonome sur une session d'onboarding.

  • La fonctionnalité Premiers Pas : affichez une ou plusieurs capsules à vos onboardés lors de leur toute première connexion sur leur plateforme apprenant. Ils devront terminer cette ou ces capsules avant de pouvoir accéder au reste des contenus. Un bon moyen de mettre en avant un parcours d'introduction ou encore une capsule leur expliquant le fonctionnement de leur plateforme !

  • L'autodiagnostic : permettez à vos nouveaux collaborateurs d'évaluer leurs points forts et leurs connaissances avant d'effectuer leur onboarding. Vous pourrez grâce au suivi des statistiques obtenir une bonne cartographie de leurs compétences, et ainsi orienter l'onboarding de chacun en fonction de ses résultats.

💡 Concrètement ? Imaginez une capsule Premiers Pas expliquant le fonctionnement de votre plateforme de formation pour en assurer une bonne prise en main, puis dirigez vos apprenants vers un parcours où les capsules seront à réaliser dans un ordre précis en fonction de l'importance des sujets à maîtriser !

Animer votre onboarding

  • Les notifications : elles vous permettent de notifier vos apprenants et peuvent être doublées d'un mail. N'hésitez pas à les exploiter pendant toute la durée de l'onboarding (et même après !) pour informer d'une nouvelle capsule disponible, ou encore pour rediriger vos nouveaux arrivants vers le bon parcours.

  • Les capsules Battle : cette fonctionnalité pourra rythmer votre onboarding, pourquoi pas sur un quiz récapitulatif de fin de parcours, en permettant à vos apprenants de s'affronter en un contre un sur une capsule. Attention, pour ce type de capsule, privilégiez les formats de types quiz, autrement vos apprenants se challengeront sur leur capacité à lire du contenu ! 

  • Si vous avez l'option, le Live : parfait pour donner le coup d'envoi de votre onboarding avec une session à laquelle participeront tous vos nouveaux arrivants de manière synchrone !

  • Le Flux, les communautés et les tips : jouez sur le côté social learning pour renforcer l'engagement de vos nouveaux apprenants. Vous pouvez activer les widgets qui vous paraissent pertinents et adaptés à votre population sur le flux et/ou les communautés afin qu'elle soit au courant des informations qui les concernent. Grâce aux tips, communiquez avec vos apprenants et laissez-leur la possibilité de créer eux-mêmes du contenu.

  • Afin de renforcer les échanges entre vos apprenants, n'oubliez pas non plus d'activer les interactions  afin de leur laisser la possibilité de réagir à un tips ou une capsule, ou même entre eux sur une actualité du flux.

💡 Concrètement ? Créez une communauté de partage dédiée à vos apprenants, et faites-en un espace de découverte et d'échanges ! Invitez-les à se présenter via un tips d'information ou vidéo, à poser leurs questions via commentaires sous les différentes actualités, à réagir sous les publications des autres...

Analyser les retombées et valider l'onboarding

  • Les Certificats : associez la complétion de votre parcours ou capsule d'onboarding à un certificat. En plus de vous permettre de suivre l'avancement de vos nouveaux arrivants sur ces modules, ils pourront conserver une trace de leur bon accomplissement. 
  • Le mode Sondage : en fin d'onboarding, interrogez vos apprenants sur leurs impressions suite à l'onboarding. Qu'en ont-ils pensé ? Se sentent-ils suffisamment préparés pour démarrer leur expérience dans votre entreprise ? Des éléments aurait-ils pu être optimisés ?
  • L'autodiagnostic : après un premier autodiagnostic qui aura servi à positionner vos nouveaux arrivants sur leurs compétences, interrogez-les à nouveaux pour constater leur évolution suite à l'onboarding ! Vous pourrez ainsi mesurer les acquis suite à votre parcours. 
  • Enfin, pensez à consulter les statistiques, qui vous apporteront de précieuses données sur la manière dont s'est déroulé l'onboarding pour vos apprenants, les sujets acquis et ceux qui auront posé quelques difficultés ! 

💡 Concrètement ? Mettez en place un certificat rattaché à l'ensemble des capsules de votre parcours d'onboarding. Il assurera de ce fait la bonne complétion et validation de la totalité du parcours d'onboarding par vos apprenants.

Quelques idées de temps forts et de contenus​

  • Mail de bienvenue : vous envoyez un mail de bienvenue à vos nouveaux arrivants pour les accueillir ? Intégrez-y directement des QR codes redirigeant vers les liens de téléchargement de l'app.
  • Des locaux à découvrir ? Organisez une chasse au trésor dans vos bureaux ! Un premier QR code révèle une capsule cachée qui en plus de donner des informations essentielles à votre nouveau collaborateur, le dirige vers un lieu de vos locaux (salle de réunion, bureau de son manager, réfectoire...) où il pourra trouver un nouveau QR code lui donnant accès à une nouvelle capsule cachée... et ainsi de suite, jusqu'à terminer dans le lieu de votre choix.
  • Préparez une checklist de toutes les étapes nécessaires à l'accomplissement de l'onboarding grâce au format micro-doing : vous pourrez établir une liste de tâches que votre apprenant viendra cocher au fur et à mesure de son avancement, jusqu'à en compléter la totalité. Parfait pour suivre un onboarding étape par étape !
  • Si vous avez l'option, le Live : utilisez le Live pendant l'accueil de vos nouveaux arrivants pour une session groupée ! Cela permettra, en plus de veiller au bon téléchargement de l'application, d'en lancer l'utilisation auprès de vos collaborateurs.
  • Vous pouvez également imaginer une vidéo de bienvenue de la direction ou du manager destinée aux nouveaux arrivants parmi les premiers contenus parcourus, si cela ne peut pas être réalisé en présentiel !

🎁 Ressources​

💡 Cliquez ici pour télécharger le fichier zip du parcours.

Rendez-vous ensuite sur votre back office, puis l'onglet "Organisation du contenu". Créez votre parcours, enregistrez-le, puis cliquez sur "importer" et sauvegardez !

👉  Pour obtenir plus d'informations sur l'importation/exportation de toutes les capsules d'un parcours, cliquez ici !

À vous de jouer !